Contrôle AVS en Suisse : ce que les entrepreneurs doivent savoir
En tant qu’entrepreneur, vous êtes probablement conscient de l’importance de la sécurité sociale pour vos employés, mais avez-vous pensé à ce que cela implique pour vous en tant qu’employeur ?
En Suisse, tous les employeurs atteignant une certaine masse salariale sont soumis à des contrôles périodiques de la part des caisses de compensation pour vérifier qu’ils respectent les prescriptions en matière d’AVS (1er pilier).
Ces contrôles peuvent être une source de stress et d’incertitude pour les entrepreneurs, mais il est essentiel de comprendre comment ils se déroulent et comment s’y préparer pour éviter toute mauvaise surprise.
Dans cet article, nous allons explorer en détail les différents aspects des contrôles AVS en Suisse, y compris les fréquences de contrôle, les critères d’attribution de note, les éléments examinés par les contrôleurs et les étapes clés pour se préparer à un contrôle. Suivez-nous pour en savoir plus sur la gestion des contrôles AVS pour votre entreprise en Suisse.
Contrôle AVS – Comment cela marche ?
Fréquence de contrôle
La fréquence des contrôles AVS varie en général selon la masse salariale de l’entreprise. Elle dépendant donc des salaires qui sont versés.
En dessous de 150’000 francs de masse salariale, les employeurs ne sont pas forcément contrôlés, mais ils doivent confirmer formellement sur leur déclaration annuelle de salaire que les renseignements fournis sont exacts.
De 150’000 à moins de 5 millions de francs, des contrôles ont lieu tous les cinq à neuf ans, et à partir de 5 millions de francs tous les cinq ans.
Cas particulier : Dissolution d’entreprise et changement de caisse AVS
La dissolution d’une entreprise sans reprise par une autre, l’ouverture d’une faillite ou une demande de concordat judiciaire provoquent un contrôle AVS, sauf si la masse salariale est inférieure à 100’000 francs. Ce contrôle est en principe immédiat.
Le changement de caisse de compensation provoque également un contrôle, en principe entre un et deux ans après le changement. Et une nouvelle entreprise est contrôlée quatre ans après sa création.
Vérification des contrôleurs AVS
Les contrôles portent principalement sur trois dimensions :
- L’analyse du logiciel des salaires
Le logiciel est-il certifié SWISSDEC ? Est-il correctement paramétré ? Il convient de s’assurer tout au long de l’année que le logiciel comptables et de salaire sont mis-à-jour régulièrement avec les bons chiffres et les bons taux de charges sociales. - L’analyse des comptes de salaire
Il s’agit notamment pour le contrôleur de réconcilier la masse salariale déclarée avec la comptabilité générale. - La revue complète de la comptabilité générale
La comptabilité de l’entreprise est revue, notamment pour s’assurer que les personnes qui travaillent au sein de l’entreprise déclarée comme indépendante le sont vraiment par exemple. Des vérifications sont également faites sur les administrateurs et gérants, sur la rémunération du chef d’entreprise, le respect des salaires minimum et sur les remboursements de frais.
Préparer un contrôle AVS
Comment préparer un contrôle AVS ?
Pour préparer sereinement un contrôle AVS voici quelques étapes clés à suivre
- Rassemblez les documents nécessaires
Avant le contrôle, assurez-vous d’avoir tous les documents requis à portée de main, notamment les fiches de salaire, les certificats de salaires et les preuves de paiement des cotisations sociales. - Vérifiez que votre logiciel de paie est à jour
Assurez-vous que votre logiciel de paie est à jour et qu’il est conforme aux normes suisses en matière de sécurité sociale. - Organisez une réunion avec votre équipe
Avant le contrôle, organisez une réunion avec votre équipe en charges des Ressources Humaines et de la paie pour discuter des détails et des attentes. Assurez-vous que chacun comprenne ce qui est attendu de lui lors du contrôle et ait une connaissance suffisante des processus de paie et de comptabilité de votre entreprise. - Assurez-vous que vous avez suffisamment de temps
Réservez suffisamment de temps pour préparer le contrôle. Assurez-vous que vous êtes disponible pour répondre aux questions des contrôleurs et pour leur fournir toute l’information nécessaire.
FAQ – Questions variées sur les contrôles AVS
Peut-on demander un report du contrôle AVS ?
Oui, il est possible de demander un report du contrôle AVS en Suisse si vous avez de bonnes raisons. Il est important de savoir que la demande de report doit être faite dans les trois jours suivant la réception de la convocation, qui arrive environ trente jours avant la date prévue. Si vous avez besoin d’un report, il est conseillé de faire votre demande le plus tôt possible car cela augmente vos chances que la demande soit acceptée. Vous pouvez également demander un deuxième report si nécessaire, mais il est important de noter que la troisième fois, il ne sera généralement plus possible de repousser l’échéance. Il est recommandé de demander un report si vous avez de bonnes raisons de le faire, comme l’indisponibilité de la personne qui s’occupe des questions AVS, afin de vous permettre de mieux vous préparer et d’assurer une bonne préparation du contrôle.
Que vérifie un contrôleur AVS ?
Les contrôleurs vérifient principalement trois dimensions lors d’un contrôle AVS en Suisse : le programme des salaires, les comptes de salaire et la comptabilité générale pour s’assurer que l’employeur respecte les prescriptions en matière d’AVS.
Les contrôles sont-ils facturés ?
Les contrôles AVS en Suisse ne sont pas facturés, ils sont financés par les frais de gestion prélevés par la caisse sur les cotisations sociales. Cependant, dans certains cas, la caisse de compensation peut prélever des frais supplémentaires, comme en cas de refus de recevoir les contrôleurs, de mauvaise tenue des comptes, de travail au noir ou de problèmes constatés lors d’un précédent contrôle non corrigés.
Que se passe-t-il à la fin d’un contrôle AVS ?
À la fin d’un contrôle AVS en Suisse, la caisse de compensation envoie un rapport de contrôle à l’employeur concerné, accompagné d’une éventuelle facture de rattrapage ou d’une note de crédit en cas de cotisations payées en trop. Le rapport de contrôle contient des instructions précises pour corriger d’éventuels problèmes constatés. L’employeur a ensuite 30 jours pour faire opposition, par écrit, en exposant ses motifs.
Si aucun problème n’a été constaté lors du contrôle, l’employeur peut être rassuré et continuer à gérer sa paie et sa comptabilité en toute confiance. En revanche, si des problèmes ont été constatés, il est important que l’employeur prenne les mesures nécessaires pour les corriger afin de se conformer aux exigences légales. Dans ce cas, la caisse de compensation peut proposer un plan d’action pour aider l’employeur à résoudre les problèmes identifiés.
En conclusion – Importance du contrôle AVS
En conclusion, le contrôle AVS est une procédure importante et obligatoire pour les employeurs en Suisse, visant à garantir que les entreprises respectent les exigences légales en matière de sécurité sociale. Bien que les contrôles puissent sembler stressants et intimidants, en se préparant correctement et en ayant une bonne connaissance des processus et exigences, les employeurs peuvent aborder cette procédure avec confiance et sérénité.
De plus, il est important de se rappeler que le contrôle AVS est une partie essentielle de la gestion d’entreprise et de la responsabilité sociale, et que la conformité aux exigences légales peut avoir un impact significatif sur la réputation et la réussite à long terme de l’entreprise.
Enfin, il convient de noter que le contrôle AVS n’est pas le seul contrôle important que les entreprises doivent prendre en compte. En effet, il existe également le contrôle de la TVA qui permet de s’assurer que les entreprises respectent les exigences fiscales en matière de TVA en Suisse. Ainsi, en veillant à se conformer à ces deux types de contrôles, les entreprises peuvent non seulement garantir leur conformité légale, mais aussi renforcer leur réputation et leur crédibilité auprès des clients et des partenaires commerciaux.
