Le certificat de salaire en Suisse
En Suisse, à la fin de chaque année civile, l’employeur est tenu de fournir à ses employés un certificat de salaire. Le certificat de salaire est une spécificité Suisse qu’il convient de comprendre. Il est en effet très important pour l’établissement des déclaration d’impôts.
Votre fiduciaire Karpeo vous explique tout sur le certificat de salaire dans cet article.
Qu’est-ce qu’un certificat de salaire en Suisse ?
Définition du certificat de salaire
Le certificat de salaire est un document qui atteste de la rémunération reçue par un employé pendant une année civile. Il est délivré par l’employeur. Le certificat de salaire mentionne de nombreuses informations, notamment le revenu annuel, les avantages, les prestations d’assurances et les allocations versées par l’employeur.
Qui doit fournir le certificat de salaire ?
L’employeur a l’obligation de fournir un certificat de salaire par an à tous ses salariés. Ce certificat est en général transmis dans le courant du mois de janvier ou début février. Le but de l’employeur est de délivrer le certificat de salaire le plus rapidement pour éviter aux employés de devoir demander un délai pour leur déclaration d’impôts.
Dans le cas où un salarié exerce plusieurs emplois à la fois ou s’il change d’employeur en cours d’année, celui-ci devra recevoir un certificat de salaire par emploi.
L’importance du certificat de salaire en Suisse
Le certificat de salaire est le document le plus important pour remplir la déclaration d’impôts. C’est ce document qui va permettre de comprendre la structure de revenu d’un salarié. Le certificat de salaire est lié à l’activité dépendante d’un contribuable dans sa déclaration d’impôt.
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Dans certains cantons comme à Neuchâtel, les employeurs doivent transmettre directement les certificats de salaires aux autorités fiscales. L’employé ne devra alors joindre un certificat de salaire à sa déclaration d’impôts que s’il travaille pour un employeur extra-cantonal ou si son employeur n’envoie pas automatiquement le certificat à l’AFC.
Comment générer un certificat de salaire en tant qu’employeur ?
En tant qu’employeur vous avez l’obligation de fournir un certificat de salaire à vos employés.
Les logiciels de comptabilité et de salaires donne la possibilité de pouvoir générer des certificats de salaires pour chacun des employés. Dans le cas où votre logiciel ne vous fournit pas de certificat de salaire et que vous n’avez pas de fiduciaire, vous pouvez vous rendre sur le site de la Conférence Suisse des Impôts (CSI) pour générer un certificat de salaire en ligne. L’eCertificat de salaire est une application qui permet d’établir des certificats de salaire. Il est mis gratuitement à la disposition des entreprises par la CSI.
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Comprendre un certificat de salaire
Le certificat de salaire est composé de plusieurs sections. Chacune de ces sections répond à des objectifs bien spécifiques.
Les informations obligatoires du certificat de salaire
Outre les éléments chiffrés ci-dessus, un certificat de travail doit obligatoirement comprendre :
- Le numéro AVS et la date de naissance de l’employé concerné par le certificat
- Année civile déterminante
- La période de salaire
- Le nom et l’adresse de l’employeur
- La date à laquelle il a été effectué
Comprendre les rubriques et les chiffres du certificat de salaire
En fonction des prestations touchés par votre employeur il peut être plus ou moins compliqué de comprendre votre certificat de salaire. Nous allons ci-dessous vous expliquer ce que chaque chiffre représente.
Chiffre 1 – Le salaire
Le salaire comprend les éléments suivants : le salaire ordinaire, les indemnités journalières d’assurances, tous types d’allocations (naissance, familiale, travail de nuit) et les commissions.
Attention, si l’allocation (congé paternité par exemple) est versée directement par la caisse de compensation, il convient de le signaler sous le chiffre 15 du certificat de salaire.
Chiffre 2 – Les prestations salariales accessoires
Ces prestations sont généralement des prestations en nature qui procurent un avantage à l’employé. Ces avantages doivent être évalués à leur valeur marchande ou leur valeur vénale.
On distingue principalement trois types de prestations accessoires :
- La pension et le logement
- Les parts privées pour véhicule de service
- Les autres prestations accessoires (frais d’entretiens par exemple)
Chiffre 3 – Les prestations non périodiques
Il s’agit ici des prestions reçues ponctuellement par les employés. Les éléments suivants sont considérés comme des prestations non périodiques :
- Bonus
- Primes d’engagement
- Indemnités de départ
- Primes de fidélité
- Primes et cadeaux pour ancienneté de service
Chiffre 4 – Les prestations en capital
Se trouve dans cette rubrique toutes les prestations en capital qui peuvent être imposées à un taux réduit, notamment les indemnités de départ ou prestations en capital à caractère de prévoyance ainsi que les versements différés de salaire.
Chiffre 5 – Droit de participations
Dans le chiffre 5 doit être déclarée la valeur imposable au titre de revenu, des participations de collaborateur (actions ou options) remises à l’employé au cours de l’année civile considérée.
Il faut également y déclarer également les participations remises par une entreprise du groupe (par exemple : la société mère étrangère cotée en bourse) si l’employeur suisse en connaît la valeur. Attention, une déclaration détaillée doit de plus être établie sur un feuillet annexe au certificat de salaire.
Chiffre 6 – Indemnités des membres de conseils d’administration
Les indemnités touchées par personnes faisant partie du conseil de participation d’entreprises doivent être indiqués ici. Font parties de ces indemnités :
- Les indemnités des membres de conseil d’administration
- Les jetons de présence
- Les tantièmes
Chiffre 7 – Les autres prestations
Se trouve sous le chiffre 7 toutes les prestations qui ne peuvent pas être déclarées sous les chiffres 1 à 6 ou 14. Il faut préciser le type de chaque prestation dans chaque cas.
Voici les prestations qui doivent y être déclarées :
- Les pourboires (selon normes AVS) ;
- Les indemnités journalière versées par une assurance (qui ne sont pas déclarés sous ch.1), les prestations de l’assurance chômage ainsi que les allocations pour perte de gain ;
- les cotisations d’assurance payées par l’employeur à la place de l’employé ou de ses proches : assurances maladies, 2ème pilier, 2ème pilier des cadreds, 3ème pilier (a et b), assurances-vie, etc. ;
- les impôts ou les impôts à la source réglés par l’employeur à la place de l’employé ;
- les frais d’écolage des enfants de l’employé que l’employeur prend à sa charge.
Chiffre 8 – Salaire brut total /rente
Le salaire brut comprend la somme des chiffres 1 à 7 avant déduction des cotisations sociales et l’impôt à la source.
Chiffre 9 – Cotisations AVS/AI/APG/AC/AANP
Le montant des charges sociales à la charge de l’employé figure au chiffre 9 du certificat de salaire.
Les cotisations pour indemnités journalières maladies à la charge de l’employé ne sont pas déductibles, elles doivent être déclarés sous chiffres 15 dans les observations et non sous le chiffre 9.
Chiffre 10 – Prévoyance professionnelle (2ème pilier)
Obligatoire ou facultative les cotisations de 2ème pilier sont déductibles. Si le montant est totalement pris en charge par l’employeur la déduction est tout de même admise à condition que le montant soit déclaré sous le chiffre 7 comme autres revenus.
Les rachats de prévoyance qui ont fait l’objet d’une retenu supplémentaire du salaire doivent être indiqués sous le chiffre. 10.2. En revanche, les rachats effectués par l’employé directement auprès de la caisse de pension doivent être attestés par la caisse de pension et ne figure pas sur le certificat de salaire.
Chiffre 11 – Salaire net
C’est ce montant qui sera utilisé dans la déclaration d’impôt. Mathématiquement, le salaire net est égal au salaire brut (chiffre 8) diminué des chiffres 9 et 10.
Chiffre 12 – Retenue de l’impôt à la source
L’impôt à la source retenu par l’employeur dans le cas par exemple des frontaliers ou des permis travailleurs ayant un permis de travail B tout au long de l’année doit figurer ici.
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Chiffre 12 – Allocations pour frais (non comprises dans le salaire brut)
Tous les frais effectivement remboursés à un employé doivent être déclarés dans le certificat de salaire. Toutefois, il n’y a pas d’obligation de déclarer ces montants si les conditions suivantes sont remplies :
- Les frais de nuitées sont remboursés sur présentation des justificatifs ;
- Les frais de dîners ou de soupers sont remboursés à leur valeur effective dans la limite de CHF 35.- ou, s’ils sont remboursés au forfait, ce forfait ne dépasse pas CHF 30.- par repas principal ;
- Les invitations de clients sont réglés en bonne et due forme sur présentation de l’original de la facture acquittée ;
- l’emprunt des moyens de transports publics (train ou avion) est attesté par justificatifs ;
- un maximum de 70 centimes par kilomètre est remboursé pour l’utilisation professionnelle d’un véhicule privé.
Si toutes ces conditions sont réunies, il suffit alors de cocher la petite case du chiffre 13.1.1 du certificat de salaire. Nul besoin alors d’indiquer le montant effectif des frais indemnisés.
Chiffre 14 – Autres prestations salariales accessoires
Vous retrouverez ici, les prestations qui ne peuvent pas rentrer sous chiffre 2, on parle ici des avantages appréciables en argent notamment les biens et services fournis à l’employé à un prix préférentiel particulièrement avantageux.
Chiffre 15 – Observations
Le champs observation permet de renseigner les informations complémentaires qui ne peuvent figurer sous aucune autre rubrique et sans lesquels le certificat de salaire serait incomplet, inexact ou manquerait de clarté.
Il s’agit en particulier des éléments suivants :
- Cotisations PG maladie / LAMat Genève / LPC Familles Vaud déduites à l’employé, en mentionnant le montant prélevé ;
- Allocations familiales comprises sous chiffre 1 (lorsqu’elles sont versées par l’employeur) ou allocations versées directement par la caisse d’allocations familiales ;
- Nombre de jours de perte de gain indemnisés directement par l’assureur ;
- Mention du règlement des remboursements de frais agréé par le canton ainsi que la date relative ;
- Délivrance de plusieurs certificats de salaire (« 1 certificat de salaire sur 2 ») ;
- Activité à temps partiel (il faut alors mentionner le % de l’activité).
Les prestation à ne pas déclarer
En principe, toutes les prestations que l’employeur fournit à l’employé sont imposables et doivent être déclarées sur le certificat de salaire.
Pour des raisons pratiques il est toutefois inutile de déclarer certaines prestations. En voici une liste :
- La remise à titre gratuit d’un abonnement CFF demi-tarif ;
- Les réductions en chèques REKA d’une valeur inférieure ou égale à 600.- CHF par an (il faudra cependant déclarez les réductions si elles excèdent 600.- CHF par an) ;
- Les cadeaux de Noël, d’anniversaire ou autres cadeaux usuels d’une valeur inférieure ou égale à 500.- CHF par occasion. Dans le cas où la valeur du cadeau est supérieure à ce montant il faut alors déclarer sa valeur totale au chiffre 2.3 du certificat de salaire ;
- L’utilisation privée d’outils de travail tel que le téléphone portable ou l’ordinateur ;
- La participation aux cotisations d’adhésion à des clubs ou associations inférieure ou égale à 1’000.- CHF par adhésion. Attention, cela ne s’applique pas au club de fitness ;
- La participation aux cotisations d’adhésion à des associations professionnelles sans plafonnement ;
- L’octroi des rabais habituels dans la branche concernée sur des marchandises destinées à la consommation et à l’usage personnels.
