Certificat de salaire suisse – Explications pour le comprendre
En Suisse, à la fin de chaque année civile, l’employeur est tenu de fournir à ses employés un certificat de salaire. Ce document spécifique au système salarial suisse est essentiel pour l’établissement de la déclaration d’impôts. Il est donc primordial de bien le comprendre.
Karpeo vous offre toutes les explications nécessaires sur le certificat de salaire dans cet article.
Certificat de salaire – Définitions et obligations
Qu’est-ce qu’un certificat de salaire en Suisse ?
Le certificat de salaire est un document attestant de la rémunération perçue par un employé au cours d’une année civile. Délivré par l’employeur, il mentionne diverses informations, notamment :
- Le revenu annuel (salaires et bonus)
- Les avantages en nature
- Les prestations et charges sociales
- Les allocations versées par l’employeur (telles que les allocations de maternitéou de paternité)
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Comment obtenir mon certificat de salaire 2025 ?
L’employeur est tenu de fournir un certificat de salaire annuel à tous ses salariés, qu’ils résident en Suisse ou soient frontaliers.
Ce certificat est généralement transmis entre janvier et début février, afin de permettre aux employés de remplir leur déclaration d’impôts dans les délais.
Si un salarié occupe plusieurs emplois ou change d’employeur en cours d’année, il recevra un certificat de salaire pour chaque emploi.
Importance du certificat de salaire en Suisse
Le certificat de salaire est le document principal pour remplir la déclaration d’impôts.
Il permet de comprendre la structure des revenus d’un salarié et est lié à l’activité dépendante du contribuable dans sa déclaration d’impôt. Que vous soyez employé dans le canton de Genève, de Vaud ou ailleurs en Suisse, votre employeur doit vous fournir ce document.
Dans certains cantons, comme Neuchâtel, les employeurs doivent transmettre directement les certificats de salaire aux autorités fiscales. L’employé devra joindre un certificat de salaire à sa déclaration d’impôts uniquement si son employeur n’envoie pas automatiquement le certificat à l’AFC.
Comment générer un certificat de salaire en tant qu’employeur ?
En tant qu’employeur, vous avez l’obligation de fournir un certificat de salaire à vos employés.
Les logiciels de comptabilité et de gestion des salaires permettent de générer des certificats de salaire pour chaque employé. Ces certificats comportent des codes-barres facilitant le traitement par l’administration.
Si votre logiciel ne fournit pas de certificat de salaire et que vous n’avez pas de fiduciaire, vous pouvez utiliser le certificat de salaire électronique CSI, approprié pour les PME ne disposant pas de leur propre logiciel de salaire. Il permet l’établissement d’un nombre illimité de certificats de salaire ou d’attestations de rentes et est fourni gratuitement aux entreprises.
Décrypter son certificat de salaire pas à pas
Le certificat de salaire est composé de plusieurs sections, chacune ayant des objectifs spécifiques.
Les informations obligatoires du certificat de salaire
En plus des éléments chiffrés, un certificat de salaire doit obligatoirement inclure :
- Le numéro AVSet la date de naissance de l’employé concerné,
- L’année civile déterminante,
- La période de salaire,
- Le nom et l’adresse de l’employeur,
- La date à laquelle il a été établi.
Tableau simplifié pour comprendre le certificat de salaire
| Chiffre | Description | Détails |
|---|---|---|
| 1 - Salaire | Comprend salaire ordinaire, indemnités journalières, allocations diverses, commissions. | Signaler si allocation versée directement par caisse de compensation. |
| 2 - Prestations salariales accessoires | Prestations en nature offrant un avantage à l’employé. | Pension, logement, parts privées pour véhicule de service, autres prestations. |
| 3 - Prestations non périodiques | Prestations ponctuelles. | Bonus, primes d’engagement, indemnités de départ, primes de fidélité, cadeaux pour ancienneté. |
| 4 - Prestations en capital | Prestations imposables à un taux réduit. | Indemnités de départ, prestations de prévoyance, versements différés de salaire. |
| 5 - Droit de participations | Valeur imposable des participations de collaborateur. | Inclut les participations remises par une entreprise du groupe. |
| 6 - Indemnités des membres de conseils d’administration | Indemnités pour les membres du conseil d'administration. | Indemnités, jetons de présence, tantièmes. |
| 7 - Autres prestations | Prestations diverses ne rentrant pas dans les catégories 1-6 ou 14. | Pourboires, indemnités journalières, cotisations d'assurance, impôts payés par l'employeur, frais d'écolage. |
| 8 - Salaire brut total/rente | Somme des chiffres 1 à 7 avant déductions. | - |
| 9 - Cotisations AVS/AI/APG/AC/AANP | Charges sociales à la charge de l’employé. | Inclut les cotisations au 1er pilier. |
| 10 - Prévoyance professionnelle (2ème pilier) | Cotisations de prévoyance professionnelle. | Rachats de prévoyance et cotisations prises en charge par l'employeur. |
| 11 - Salaire net | Montant utilisé pour la déclaration d'impôt. | Salaire brut diminué des chiffres 9 et 10. |
| 12 - Retenue de l’impôt à la source | Impôt retenu par l'employeur pour certains travailleurs. | Important pour les travailleurs frontaliers et permis B. |
| 12 - Allocations pour frais | Frais remboursés à l'employé. | Conditions spécifiques pour la déclaration. |
| 14 - Autres prestations salariales accessoires | Prestations ne rentrant pas sous chiffre 2. | Avantages en argent, biens et services à prix préférentiel. |
| 15 - Observations | Informations complémentaires. | Détails spécifiques non couverts ailleurs. |
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Rubriques et les chiffres du certificat de salaire
En fonction des prestations touchées par votre employeur, il peut être plus ou moins compliqué de comprendre votre certificat de salaire. Voici une explication complète de chaque chiffre :
Chiffre 1 – Le salaire
Le salaire comprend les éléments suivants : le salaire ordinaire, les indemnités journalières d’assurance, tous types d’allocations (allocation de naissance, allocation familiale, travail de nuit) et les commissions.
Attention, si l’allocation (congé paternité par exemple) est versée directement par la caisse de compensation, il convient de le signaler sous le chiffre 15 du certificat de salaire.
Chiffre 2 – Les prestations salariales accessoires
Ces prestations sont généralement des prestations en nature qui procurent un avantage à l’employé. Ces avantages doivent être évalués à leur valeur marchande ou leur valeur vénale.
On distingue principalement trois types de prestations accessoires :
- La pension et le logement
- Les parts privées pour véhicule de service
- Les autres prestations accessoires (frais d’entretien par exemple)
Chiffre 3 – Les prestations non périodiques
Il s’agit ici des prestations reçues ponctuellement par les employés. Les éléments suivants sont considérés comme des prestations non-périodiques :
- Bonus
- Primes d’engagement
- Indemnités de départ
- Primes de fidélité
- Primes et cadeaux pour ancienneté de service
Chiffre 4 – Les prestations en capital
Toutes les prestations en capital qui peuvent être imposées à un taux réduit se trouvent dans cette rubrique, notamment les indemnités de départ ou prestations en capital à caractère de prévoyance ainsi que les versements différés de salaire.
Chiffre 5 – Droit de participations
Dans le chiffre 5 doit être déclarée la valeur imposable, au titre de revenu, des participations de collaborateur (actions ou options) remises à l’employé au cours de l’année civile considérée.
Il faut également y déclarer les participations remises par une entreprise du groupe (par exemple : la société mère étrangère cotée en bourse) si l’employeur suisse en connaît la valeur.
Attention : une déclaration détaillée doit également être établie sur un feuillet annexe au certificat de salaire.
Chiffre 6 – Indemnités des membres de conseils d’administration
Les indemnités perçues par les personnes siégeant dans un conseil d’administration doivent être déclarées ici. Elles incluent notamment :
- Les indemnités des membres de conseils d’administration
- Les jetons de présence
- Les tantièmes
Chiffre 7 – Les autres prestations
Sont regroupées ici toutes les prestations qui ne peuvent pas être déclarées sous les chiffres 1 à 6 ou 14. Le type de chaque prestation doit être précisé.
Exemples de prestations à déclarer ici :
- Les pourboires (conformément aux normes AVS)
- Les indemnités journalières versées par une assurance (non déclarées sous ch.1), les prestations de l’assurance chômage ainsi que les allocations pour perte de gain
- Les cotisations d’assurancepayées par l’employeur à la place de l’employé ou de ses proches : assurance maladie, 2ème pilier, 3ème pilier (a et b), assurance-vie, etc…
- Les impôtsou impôts à la source réglés par l’employeur à la place de l’employé
- Les frais d’écolage des enfants de l’employé pris en charge par l’employeur
Chiffre 8 – Salaire brut total /rente
Le salaire brut correspond à la somme des montants figurant aux chiffres 1 à 7, avant toute déduction de cotisations sociales ou d’impôt à la source.
Chiffre 9 – Cotisations AVS/AI/APG/AC/AANP
Le montant des charges sociales à la charge de l’employé est indiqué ici. Il inclut notamment les cotisations au 1er pilier (AVS, AI, APG).
Les cotisations pour indemnités journalières maladie à la charge de l’employé ne sont pas déductibles ; elles doivent être mentionnées sous le chiffre 15 dans les observations, et non ici.
Chiffre 10 – Prévoyance professionnelle (2ème pilier)
Les cotisations du 2ème pilier, qu’elles soient obligatoires ou facultatives, sont déductibles. Si l’employeur prend en charge l’intégralité du montant, la déduction est tout de même admise à condition que ce montant soit déclaré sous le chiffre 7 comme autre revenu.
Les rachats de prévoyance faisant l’objet d’une retenue sur salaire doivent être indiqués au chiffre 10.2. En revanche, les rachats effectués directement par l’employé auprès de la caisse de pension doivent être attestés par celle-ci, et ne figurent donc pas sur le certificat de salaire.
Chiffre 11 – Salaire net
Ce montant est celui utilisé dans la déclaration d’impôt. Il correspond au salaire brut (chiffre 8) diminué des montants figurant aux chiffres 9 et 10.
Chiffre 12 – Retenue de l’impôt à la source
Ce champ indique le montant de l’impôt à la source retenu par l’employeur, par exemple pour les travailleurs frontaliers ou les personnes titulaires d’un permis de travail B.
Il est conseillé aux travailleurs frontaliers de vérifier si le statut de quasi-résident pourrait leur être fiscalement favorable.
Chiffre 13 – Allocations pour frais (non comprises dans le salaire brut)
Tous les frais effectivement remboursés à un employé doivent être déclarés dans le certificat de salaire, sauf si les conditions suivantes sont respectées :
- Les frais de nuitées sont remboursés sur présentation des justificatifs
- Les frais de repas sont remboursés à leur valeur réelle (max. 35.- CHF) ou sous forme forfaitaire (max. 30.- CHF par repas principal)
- Les invitations de clients sont justifiées par la présentation de la facture originale acquittée
- Les trajets en transport public (train ou avion) sont justifiés par des documents
- L’utilisation professionnelle d’un véhicule privé est remboursée à raison de 70 centimes par kilomètre au maximum
Si toutes ces conditions sont remplies, il suffit de cocher la case 13.1.1 du certificat de salaire. Il n’est alors pas nécessaire d’indiquer le montant total des frais remboursés.
Chiffre 14 – Autres prestations salariales accessoires
Cette rubrique regroupe les prestations qui ne peuvent pas être intégrées au chiffre 2. Il s’agit principalement d’avantages en argent ou de biens et services fournis à un prix fortement préférentiel.
Chiffre 15 – Observations
Ce champ permet d’indiquer des informations complémentaires qui ne peuvent figurer sous aucune autre rubrique, mais qui sont nécessaires à la compréhension du certificat de salaire.
Sont concernés notamment :
- Les cotisations PG maladie / LAMat Genève / LPC Familles Vaud prélevées à l’employé, avec mention du montant
- Les allocations familiales incluses sous le chiffre 1 (si versées par l’employeur), ou celles versées directement par la caisse d’allocations familiales
- Le nombre de jours d’absence indemnisés directement par un assureur
- La mention de l’accord cantonal sur les remboursements de frais, avec date de validation
- L’existence de plusieurs certificats de salaire (ex. : « 1 certificat de salaire sur 2 »)
- Une activité à temps partiel ou un taux de travail spécifique (avec mention du pourcentage d’activité)
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Les prestations à ne pas déclarer
En principe, toutes les prestations de l’employeur sont imposables.
Toutefois, certaines ne doivent pas être déclarées pour des raisons pratiques :
- Remise gratuite d’un abonnement CFF demi-tarif
- Réductions en chèques REKA ≤ 600.- CHF/an (au-delà, la totalité doit être déclarée)
- Cadeaux usuels (Noël, anniversaire…) ≤ 500.- CHF par occasion (au-delà, la totalité est imposable, à indiquer au chiffre 2.3)
- Utilisation privée d’outils de travail (portable, ordinateur)
- Cotisation à un club ou association ≤ 1’000.- CHF/an (hors clubs de fitness)
- Cotisations à des associations professionnelles (sans plafond)
- Rabais usuels dans la branche pour usage personnel
Conclusion
Le certificat de salaire est un document central du système fiscal suisse. Il résume toutes les rémunérations, charges et avantages perçus durant l’année. Pour le salarié, il sert de base à la déclaration d’impôt, tandis que pour l’employeur, il s’agit d’une obligation légale à fournir dans les délais.
Chaque rubrique du certificat de salaire a sa signification et son importance. Une bonne compréhension permet d’éviter les erreurs fiscales et de garantir une transparence complète. Grâce à des outils numériques simples (comme l’outil CSI) ou à l’accompagnement d’une fiduciaire, ce processus peut être grandement facilité.
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