Clôture annuelle en comptabilité : les 5 étapes clefs

Le tableau des flux de trésorerie est un état comptable très utilisé afin de pouvoir comprendre l’évolution et la gestion des liquidités d’une entreprise.

Etant donné l’importance de ce tableau de flux, nous lui dédions un article complet afin que vous puissiez le comprendre.

Clôture annuelle comptable : définition

Qu’est-ce que la clôture d’un exercice comptable ?

La clôture annuelle des comptes consiste à arrêter les comptes d’une entreprise à la fin de son année comptable pour établir les comptes annuels. La clôture d’un exercice comptable implique de vérifier et de mettre à jour les comptes afin de refléter les transactions et les événements comptables survenus au cours de l’année.

L’objectif d’une clôture annuelle est notamment de calculer le résultat de l’année qui vient de s’écouler afin de montrer une image fidèle de l’entreprise aux différentes parties prenantes. La clôture annuelle est une étape importante du cycle comptable.

En savoir plus : La comptabilité c’est quoi ? Tout pour comprendre la comptabilité

Clôture des comptes d’une entreprise : les 5 étapes

Clôturer les comptes annuels d’une entreprise, c’est suivre un processus précis afin de réussir ce travail parfois titanesque. Le nombre d’étapes nécessaire à la clôture des comptes d’une entreprise est en général proportionnel à la taille de celle-ci.

Ci-dessous, nous vous détaillons les 5 étapes indispensables pour réussir sa clôture annuelle.

1. Collecter des documents comptables

Première étape clef, la collecte de tous les documents comptables relatifs aux transactions et événements survenus au cours de l’année comptable. Cela inclut notamment les relevés bancaires, les relevés de cartes de crédit, les factures fournisseurs, les factures émises, les tickets de caisses, potentiellement certains contrats ainsi que les décomptes et fiches de salaires.

En savoir plus : Le cycle comptable et la construction des états financiers

2. Enregistrer des transactions comptables

Si vous n’avez pas encore tenu la comptabilité de votre entreprise, il va falloir effectuer le rattrapage de comptabilité de l’année.

Pour cela, il va falloir que chaque facture soit enregistrée dans le plan comptable de votre société. Cela peut impliquer de créer de nouveaux comptes pour les transactions non enregistrées et de mettre à jour les soldes des comptes existants.

3. Vérifier des soldes bancaires

Afin que la clôture se passe sans accroc, il faut s’assurer que toutes les transactions ayant eu lieu sur l’année comptable ont bien été enregistrées.

Pour cela, rien de plus simple : vérifier que les soldes de vos comptes bancaires réconcilient avec la comptabilité. On parle de la réconciliation bancaire.

Il s’agit de l’étape la plus importante qui va permettre le bon déroulement de la suite des opérations.

4. Procéder aux ajustements comptables

Une fois que les soldes bancaires réconcilient, il faut procéder aux différents ajustements comptables de l’année. Les principaux ajustements comptables sont les suivants :

• Amortissements comptables: Les amortissements doivent être calculés sur tous les actifs tels que les immobilisations corporelles par exemple.
• Actifs et passifs transitoires : Il s’agit des actifs et passifs de régularisation. Les comptes de régularisation servent aussi bien à la détermination correcte de l’état du patrimoine et des dettes à la date de clôture qu’à la délimitation des charges et des produits dans le compte de résultat (art. 958b, al. 1, du Code des Obligations).
• Provisions: Des provisions sont constituées lorsque, en raison d’événements passés, l’entreprise doit s’attendre à une perte d’avantages économiques lors d’exercices futurs (art. 960e, al. 2, du Code des Obligations). Cela peut notamment être le cas s’il existe un litige (provision pour litige) ou si vous vendez des produits sous garantie (provision pour garantie). La dernière provision à calculer est la provision pour impôt sur le bénéfice de l’entreprise.
• Prise d’inventaire : Le but de la prise d’inventaire est de s’assurer que la valeur des stocks enregistrée en comptabilité est en ligne avec les inventaires physiques de l’entreprise.

En savoir plus : Les amortissements en comptabilité – Définition et calculs

Ces ajustements permettent d’avoir des comptes annuels correctes qui respectent les principes comptables de délimitation périodique. Cela signifie que les charges et produits d’une période comptable doivent être enregistrées dans cette période.

5. Etablir les comptes annuels

Les comptes annuels sont composés des éléments suivants :

• Le bilan comptable : il représente les actifs et passifs de l’entreprise à la date de clôture des comptes
• Le compte de résultat : il résume l’ensemble des revenus et dépenses de l’entreprise sur la période comptable (en général l’année fiscale)
• Le tableau de flux de trésorerie : il n’est pas obligatoire pour les petites entreprises en Suisse.
• L’annexe aux comptes : elle vient compléter le bilan et le compte de résultat afin de fournir des informations additionnelles sur les comptes (normes utilisées, méthode de valorisation des inventaires, durée d’amortissement des actifs, etc.).

D’autres étapes peuvent ensuite suivre comme l’audit des comptes par un réviseur mais elle ne seront pas abordées dans cet article.

Les 4 erreurs à ne pas commettre lors d’une clôture comptable

Il y a plusieurs erreurs communes qui doivent être éviter lors de la clôture comptable.

Nous vous détaillons ici les 4 principales :

1. Ne pas vérifier les soldes des comptes 
   Si les soldes des comptes sont incorrects, les comptes annuels le sont également ce qui peut affecter les décisions prises par les dirigeants de l’entreprise. Nous vous conseillons de toujours vérifier que les soldes de vos comptes sont corrects. Cela est relativement simplement pour les comptes bancaires qui doivent réconcilier avec les relevés bancaires. Pour les autres comptes, une revue rapide vous permet de vous assurer que ce qui s’y trouve est bien correct et relatif au type de compte.
2. Oublier de faire des ajustements comptables
   L’oubli des ajustement comptables évoqués précédemment peut entraîner des erreurs dans les comptes. Ces oublies affectent le résultat de l’année. Le calcul des amortissement, la valorisation des inventaires ou l’oublie de la provision pour impôt, charges sociales ou vacances peuvent avoir des impacts important sur le résultat de l’année.
3. Ne pas conserver les pièces comptables
   La comptabilité nécessite la conservation des pièces comptables pour une période de 10 ans minimum. En Suisse, c’est l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (également connue sous le nom d’OLICO) qui définit les modes de conservations autorisés.
4. Ne pas tenir compte des règles comptables et fiscales
   Nul n’est censé ignorer la loi. Un changement dans les taux de TVA non pris en compte peut impacter toutes les factures émises de l’année et donc générer des difficultés financières pour l’entreprise. Il en est de même pour certains impôts complexes et souvent ignorés des entrepreneurs tel que l’impôt sur les acquisitions.

En savoir plus : L’impôt sur les acquisitions en Suisse

Une fiduciaire pour la clôture annuelle de ses comptes

Il est toujours recommandé de se faire conseiller par un professionnel en comptabilité lors de la clôture des comptes. Un expert-comptable diplômé peut vous aider à éviter les erreurs courantes et vous assurer que les états financiers reflètent fidèlement la situation financière de l’entreprise.

De plus, un professionnel peut vous aider à mettre en place des procédures de clôture efficaces et vous conseiller sur les meilleures pratiques en matière de comptabilité et de gestion financière. Enfin, il peut vous accompagner dans les démarches fiscales et vous permettre d’économiser des impôts lors de l’établissement des déclarations fiscales de votre entreprise.