Le cycle comptable et la construction des états financiers
Cycle comptable et construction des états financiers
Le cycle comptable permet la construction des états financiers d’une entreprise. Ces états financiers sont d’une importance sans commune mesure pour toute société. Comment sont-ils construits ? Les comptables et experts-comptables de Karpeo vous propose une rapide plongée au cœur du cycle comptable.
Même s’ils peuvent être incompréhensibles pour les non-initiés, les états financiers sont un outil de gestion clef pour prendre des décisions dans une entreprise. Ils vous permettent de comprendre et planifier vos dépenses, d’analyser la structure de vos actifs et votre situation financière. Ils vous aideront même à vendre votre entreprise en temps voulus. Mais avant de se plonger dans l’analyse détaillée de ces états financiers, nous allons d’abord essayer de comprendre comment ils sont créés.
Le cycle comptable est un processus constitué de plusieurs étapes qui permettent de transformer les informations comptables brutes de votre entreprise en états financiers clairs et intelligibles. L’objectif final de ce processus est que vos états financiers soient conformes à loi, c’est-à-dire pour nous en Suisse au Code des Obligations suisse.
En d’autres termes, le cycle comptable permet de s’assurer que l’argent qui entre ou sort de votre entreprise est bien comptabilisé et présenté comme il se doit.
Si vous créez une entreprise, vous vous rendrez compte que c’est ce que votre fiduciaire fera, en transformant vos ventes et dépenses en états financiers clairs et à jour.
Quelles sont les étapes du cycle comptable ?
Les étapes du cycle comptable sont multiples. Nous pourrions vous en parler de manière très détaillée sur plusieurs pages au travers de nombreux articles. Nous avons choisi de nous concentrer sur 6 étapes clés. Certaines ont lieu tout au long de l’année alors que d’autres ne se produisent qu’une fois par an.
Voici les 6 étapes du cycle comptable :
1. Analyse des transactions
2. Enregistrement et comptabilisation des écritures
3. Préparation d’une balance générale non ajustée
4. Préparation des écritures d’ajustement
5. Préparation d’une balance générale ajustée
6. Préparation et finalisation des états financiers
Etape 1 : Analyse des transactions
La première étape du cycle comptable est de récupérer les justificatifs de toutes vos transactions : factures, notes de frais, relevés bancaires pour la période comptable en cours. Il s’agit de l’information comptable brute qu’il faut ensuite transformer en quelque chose de plus digeste.
Etape 2 : Enregistrement et comptabilisation des écritures
Une fois que les différents justificatifs ont été rassemblés et triés, il est temps de s’attaquer à leur enregistrement dans la comptabilité générale. Le plan comptable comprend tous les comptes comptable dans lequel vous allez pouvoir enregistrer vos écritures comptables. Le grand livre résume l’ensemble des écritures dans l’ordre chronologique, toujours en respectant la règle de l’écriture en partie double. Cela signifie qu’à chaque écriture comptable, deux comptes sont touchés : un compte au « débit » et l’autre au « crédit ».
Si par exemple vous achetez un ordinateur pour votre entreprise, votre actif immobilisé augmentera et la balance de votre compte bancaire diminuera. Vous effectuez une vente en espèce : vos compte de ventes (chiffre d’affaires) seront crédités et un compte de banque sera débité.
A chaque écriture comptable que vous enregistrez, votre balance générale évolue. C’est cette balance générale qui servira de base à la création de vos états financiers en fin d’année. La saisie des écritures est fondée sur une méthode comptable (évaluation des stocks, calcul de provisions) qui doit être relativement stable année après année.
Etape 3 : Préparer une balance générale non ajustée
Cette étape a lieu en général à la fin de votre période comptable, après la fin de votre année fiscale.
Elle consiste à additionner tous les crédits et les débits pour chacun des comptes de votre entreprise et de calculer la balance finale de ces comptes individuels. La règle de base de la comptabilité en partie double voulant que les débits soient égaux aux crédits, la somme des comptes de votre balance générale doit être égale à 0.
Dans le cas contraire, cela signifie qu’une erreur s’est glissée dans les informations comptables et qu’il va falloir passer des écritures correctives.
Etape 4 : Préparation des écritures d’ajustement
Une fois votre balance générale sortie, il va vous falloir passer des écritures d’ajustement. Leur objectif : s’assurer que vos états financiers ne contiennent que les informations comptables qui sont relatives à votre exercice comptable. Il y a 2 grands types d’ajustements : les actifs et passifs transitoires et les ajustements fiscaux.
Les actifs et passifs transitoires : ils permettent d’étaler la charge ou le revenu de transactions qui touchent plusieurs exercices comptables. Par exemple, le contrat de maintenance de vos machines dure 2 ans. Il doit donc être étalé sur 2 périodes comptables. Le but de ces écritures est que vos états financiers ne contiennent que les produits et charges relatifs à l’exercice comptable concerné.
Les ajustements fiscaux : ce sont eux qui vous permettent d’amortir le coût de vos investissements sur plusieurs années par exemple, les fameux amortissements. De nombreux ajustements sont possibles, mais seuls ceux qui sont acceptés par l’Administration Fédérale des Contributions (AFC) vous permettront de réduire votre profit taxable. Il vaut mieux vous faire accompagner par votre expert-comptable dans ce processus technique et complexe.
Etape 5 : Préparer une balance générale ajustée
Une fois que vos écritures d’ajustement ont été enregistrées, vous pouvez préparer une nouvelle balance générale dite balance générale ajustée. C’est à ce moment là que l’on contrôle également la variation des capitaux propres : on vérifie que le bénéfice net ou la perte de l’année est cohérent au bilan, dans les capitaux propres.
Une fois que que cette étape du cycle comptable est finalisée, vous avez toutes les informations nécessaires pour préparer les états financiers et comptes annuels de votre entreprise !
Etape 6 : Fin du cycle comptable et préparation des états financiers
Les états financiers vous permettent de savoir d’où votre argent provient et comment votre entreprise l’utilise et le dépense. C’est la raison pour laquelle nous avons eu besoin de ces 5 étapes précédente pour arriver ici. Une fois que votre balance générale ajustée est finalisée, il est plutôt facile de créer vos états financiers.
Tout d’abord, le compte de résultat est préparé en utilisant les informations des comptes de produits et charges de votre balance générale. Le bilan est lui fait sur la base des actifs, des passifs et du capital action de votre entreprise.
Il reste ensuite une dernière étape : la rédaction des notes de vos états financiers ainsi que du tableau de flux de trésorerie tels que prescrits par le Code des Obligations.
Cycle comptable : la base de la comptabilité
Le cycle comptable semble à première vue être un travail de longue haleine. Mais le résultat en vaut la peine : des informations claires et précises sur votre entreprise. Lorsque vous suivez toutes les étapes du cycle comptable, il faut également respecter les principes et règles fondamentales de la comptabilité.
Pensez-y : une fiduciaire peut gérer tout ce cycle comptable pour vous, afin que vous puissiez vous concentrer sur votre activité et son développement. C’est ce que nous faisons chez Karpeo. N’hésitez pas à nous contacter.
