Embaucher son premier employé en Suisse – Les 10 étapes
Passer du d’entrepreneur en solo à celui d’employeur témoigne du développement de l’activité. Cette transition s’accompagne toutefois d’obligations légales et administratives parfois déroutantes.
L’équipe Karpeo vous explique comment s’y prendre pour embaucher du personnel en Suisse, en tout tranquillité.
1. Avant de poster l’offre d’emploi : clarifier le cadre de l’embauche
Avant de chiffrer un salaire ou de publier une annonce, posez d’abord des bases administratives et financières solides : cette préparation évite des ajustements coûteux par la suite.
Budget & business plan
Additionner le salaire brut, les charges sociales patronales (~11–15 %), le 13ème salaire (si prévu) et les frais annexes (matériel, logiciels, bureau, formation).
Cela garantit que votre trésorerie absorbera le recrutement au moins 12 mois. Prévoir aussi un coussin de trésorerie équivalent à trois mois de charges pour faire face aux imprévus de la période d’onboarding.
Politique RH interne
Rédiger un court règlement du personnel décrivant horaires, télétravail, remboursement de frais, politique IT et confidentialité. Même avec un seul salarié, ce document pose des règles claires et sert de référence en cas de litige. Il constituera aussi une base réutilisable pour les prochaines embauches, vous évitant de repartir de zéro à chaque nouvelle arrivée.
Permis de travail & obligation d’annonce ORP
Vérifier via l’ORP si le poste est soumis à l’obligation d’annonce (taux de chômage ≥ 5 %). Pour un ressortissant étranger, il faut préparer le dossier de demande de permis de travail (le contrat est en général suffisant, mais cela peut aller jusqu’au CV, descriptif de poste, justificatif d’impossibilité de recruter localement dans certains cas).
Anticiper ces démarches administratives évite des retards d’engagement et renforce votre crédibilité auprès du candidat.
Besoin de conseils adaptés à votre situation ?
Profitez de notre expertise avec un accompagnement personnalisé : 30 minutes pour 65.- CHF
2. Rédiger un contrat de travail solide
Le contrat de travail constitue la charte de collaboration : préciser l’identité des parties, la date de début, la période d’essai (1 à 3 mois) et, le cas échéant, la durée déterminée. Décrire la fonction, le périmètre de responsabilités et le taux d’activité (par ex. 42 h/semaine ou 80 %). Plus le rôle est défini, moins il y aura de malentendus.
Préciser la rémunération brute (13ème mois, bonus éventuel), la date de versement et les avantages (participation transport, télétravail partiel, etc.).
Inclure les clauses de confidentialité et de propriété intellectuelle : tout ce qui sera créé ou inventé dans le cadre du contrat appartient à l’entreprise, sauf mention contraire. Dans le même esprit, une clause de non-concurrence peut se justifier si le poste donne accès à des secrets commerciaux ; fixez-la toutefois dans la limite de trois ans et d’une zone géographique raisonnable.
Ajouter enfin les éléments relatifs au temps de travail : plages horaires, possibilité de télétravail, gestion des heures supplémentaires (récupération ou majoration de 25 %). N’oubliez pas de rappeler le droit à au moins quatre semaines de vacances et la procédure pour poser des congés.
Conseil pratique : si vous êtes membre de la FER Genève, vous pouvez télécharger un de leur modèle, le personnaliser et le faire relire par un conseiller juridique. Vous gagnerez un temps précieux et dormirez sur vos deux oreilles.
3. Affiliation AVS/AI/APG/AC/AF : la première formalité impérative
L’affiliation AVS est la clé d’accès aux assurances sociales. Sans elle, impossible de verser un salaire en toute légalité ! Une fois votre futur employé trouvé, ouvrez vite un chapitre administratif.
Si vous employez du personnel à Genève, il vous faudra créer un compte employeur sur le portail e-démarches de l’OCAS (ou auprès d’une autre caisse AVS). Annoncer le collaborateur avant, ou au plus tard dans les 30 jours suivant son premier jour. Renseigner son numéro AVS ; à défaut, l’OCAS le génère automatiquement.
Intégrer la grille des cotisations 2025 dans votre budget :
- AVS/AI/APG, 10,6 % du brut, moitié employé, moitié employeur.
- AC, 2,2 % jusqu’à 148’200.- CHF, puis 1 % de solidarité (0,5 % employeur / 0,5 % employé).
- Allocations familiales genevoises, 2,25 %, 100 % employeur.
- Contributions spéciales selon les cantons (AMat 0,064 %, fonds crèches 0,07 %, formation pro ~0,06 %) – de petites lignes mais obligatoires.
Astuce numérique : activer l’e-bill pour régler automatiquement les acomptes trimestriels
4. Assurer votre salarié contre les accidents (LAA)
En Suisse, la sécurité n’est pas négociable : chaque employé doit être couvert dès la première minute de travail. L’assurance‑accidents (LAA) se découpe en deux volets :
- Accidents professionnels (AP) – imaginons une chute dans vos locaux ; la prime est exclusivement à votre charge (taux bureau ≈ 0,4 %, artisanat jusqu’à 3 %).
- Accidents non professionnels (ANP) – ski du week‑end ou cuisine du soir : obligatoire dès 8 heures de travail hebdo. Prélever la prime (~1 %) sur le salaire.
Si votre branche est sous le giron de la Suva (construction, santé, industrie) : vous devrez vous affilier chez eux. Sinon, comparer les offres AXA, Helsana, Groupe Mutuel, Zurich. Un courtier peut négocier une franchise ou un bonus de sinistralité dès le départ.
Avant le « jour J » :
- Signer la police LAA et garder l’attestation à portée de main ; l’OCAS lors d’un contrôle AVS pourrait la demander.
- Afficher la marche à suivre en cas de pépin : numéro LAA 24/7, responsable interne, QR‑code pour la déclaration en ligne.
En cas d’accident, pas de panique : déclarez sous 14 jours via l’app Suva Care ou le portail de votre assureur. Ils prendront en charge les frais médicaux et l’indemnité de salaire dès le 3ème jour.
Cette couverture complète scelle votre responsabilité d’employeur et rassure votre salarié : il sait qu’en cas de coup dur, ses soins et son revenu sont assurés.
5. Caisse de pension LPP (2ème pilier)
Voici les taux minimaux 2025 par tranche d’âge :
| Âge (ans) | Total min. LPP | Part employeur min. |
| 25‑34 | 7 % | 3,5 % |
| 35‑44 | 10 % | 5 % |
| 45‑54 | 15 % | 7,5 % |
| 55‑65 | 18 % | 9 % |
Optimisation : proposer de financer 60 % de la cotisation (au‑delà du 50 % légal de la LPP) est un avantage employeur valorisé et déductible.
Processus simplifié :
- Sélectionner une caisse collective (CIEPP, SwissLife, Previs, etc.) ; signer le contrat d’affiliation.
- Transmettre le salaire annuel et la date de naissance du salarié à la caisse.
- La caisse renvoie le plan de prévoyance + montant mensuel. Intégrez‑le dans la fiche de salaire.
- Payer la facture LPP mensuelle ou trimestrielle ; indiquer le numéro d’assuré sur votre virement pour une réconciliation rapide.
6. Assurance perte de gain maladie : protégez votre trésorerie
Même un employé en pleine forme peut se retrouver cloué au lit ; cette couverture garantit que votre trésorerie ne vacille pas quand la santé de votre collaborateur flanche.
- Obligation légale – pendant une incapacité de travail, l’employeur doit maintenir le salaire: 3 semaines la 1ʳᵉ année, jusqu’à 4 mois après 5 ans (échelle de Berne).
- Contrat IJM: prime ~1 % du salaire (souvent 0,5 %/0,5 %). Garantie 80 % du salaire dès le 30ème jour, 720 jours max. Choisir un délai d’attente (14, 30 ou 60 jours) pour ajuster le coût.
- Bon à savoir: la prime IJM est déductible fiscalement pour l’entreprise ; elle rassure aussi le salarié.
7. Droit du travail et obligations quotidiennes
Le droit suisse du travail se vit jour après jour : il ne s’agit pas seulement de connaître les règles, mais de les appliquer de façon fluide dans la routine de votre PME.
D’abord, tenir un registre fiable du temps de travail. Un tableur, une pointeuse mobile ou un badge RFID – peu importe l’outil, pourvu que les heures soient consignées. Cette discipline vous aide à vérifier que la durée hebdomadaire de 45 h (bureaux) n’est pas dépassée et que chaque collaborateur bénéficie de ses 11 heures de repos consécutives.
Lorsque le planning dérape, les heures supplémentaires entrent en scène : plafonnées à 170 h/an pour les employés de bureau, elles doivent être compensées en temps ou payées avec un supplément de 25 %, à moins qu’un accord écrit n’en dispose autrement. Clarifier ce point dans le contrat permet d’éviter toute mauvaise surprise.
Enfin, gérer les congés spéciaux (maternité, paternité, aidant) et la protection des données RH. Conserver les dossiers du personnel dans un espace chiffré, limiter les accès et prévoir la suppression après dix ans. Cette hygiène numérique, désormais exigée par la nLPD, complète votre tableau de conformité.
Confiez la gestion de vos salaires à notre fiduciaire et assurez-vous d’être toujours en conformité
8. Cycle paie & déclarations
Votre calendrier administratif suit une chronologie fixe : chaque échéance déclenche la suivante, comme les wagons d’un train. La timeline ci‑dessous reprend ces jalons dans l’ordre chronologique afin que vous sachiez précisément quand agir.
9. Exemple chiffré : 5’000.- CHF brut (Genève 2025)
Voyons comment se répartissent concrètement salaires et cotisations pour un poste à 5’000.- CHF brut mensuels. Ce scénario type vous permettra d’anticiper votre budget et d’expliquer en toute transparence à votre futur collaborateur où part chaque franc.
NB : les valeurs sont arrondies et sont des estimations, les chiffres réels peuvent varier en fonction des assurances choisies
Déductions employé
Charges employeur
10. Onboarding & rétention : ne négligez pas l’humain !
L’aventure de votre nouveau collaborateur commence dès qu’il franchit la porte.
Un premier jour scénarisé – accueil par l’équipe, remise du matériel, découverte des valeurs de l’entreprise – crée une impression durable et pose les bases d’une relation de confiance. Poursuivez avec une feuille de route 30‑60‑90 jours : fixer des objectifs précis et mesurables, organiser des points hebdomadaires et consigner les feedbacks dans un bref compte‑rendu partagé ; le salarié sait où il va, vous mesurez ses progrès.
Au‑delà de l’intégration, cultiver la progression continue : réserver chaque année un budget formation (LinkedIn Learning, IFAGE, ateliers FER).
Enfin, soigner la culture d’entreprise : un déjeuner d’équipe mensuel ou la prise en charge partielle de l’abonnement TPG renforcent le sentiment d’appartenance à moindre coût. Ces attentions simples nourrissent la motivation ; elles évitent un turnover coûteux et transforment votre premier recrutement en véritable atout pour l’avenir.
Conclusion
En suivant ces dix étapes, l’employeur dispose d’une feuille de route claire pour embaucher son premier collaborateur en Suisse romande : de la planification budgétaire à l’onboarding, en passant par les assurances sociales et les obligations quotidiennes. Le maître‑mot reste l’anticipation : estimer les charges, formaliser les procédures, sécuriser les couvertures et cultiver la relation humaine dès le premier jour.
Si vous souhaitez un accompagnement personnalisé pour adapter ces démarches à votre secteur ou déléguer la gestion salariale, les experts Karpeo se tiennent à votre disposition pour un conseil sur mesure. Ensemble, faisons de cette première embauche un levier de croissance durable !
