Accord de confidentialité : pourquoi et comment le rédiger ?

Quand votre entreprise a-t-elle besoin d’un accord de confidentialité ?

Tout le monde a besoin un jour d’un accord de confidentialité. Comme la majorité des entreprises, vous possédez des informations qui pourraient nuire à vos activités si elles tombaient entre les mains de quelqu’un d’autre.
Bien que vous ne déteniez pas de renseignements top secret, comme le code d’un nouveau réseau social à succès ou la recette originale du Coca-Cola, vous possédez tout de même des informations précieuses qui doivent rester confidentielles ou privées.

Il peut s’agir de votre liste de clients, de vos dossiers financiers ou d’idées pour une nouvelle campagne publicitaire. Dans ce contexte, comment pouvez-vous protéger ces informations ? Aujourd’hui, nous allons examiner la première ligne de défense – un accord de non-divulgation (NDA), aussi connu sous le nom d’accord de confidentialité. C’est une pratique courante dans les affaires. Nous allons voir de quoi il s’agit, ce qu’il inclut et comment vous pouvez vous en procurer un modèle

Qu’est-ce qu’un accord de confidentialité ?

Un accord de confidentialité est essentiellement un contrat qui oblige quelqu’un à garder un secret. Son but principal est de créer une relation confidentielle entre une entreprise et des tiers, que cela soit ses employés ou tout autre partenaire commercial qui pourrait avoir un aperçu des coulisses de ses opérations.

L’accord de confidentialité est conçu pour empêcher ces personnes de révéler ce qui devrait rester « en interne » – y compris des informations sur les clients, des plans de commercialisation, des données financières, des analyses concurrentielles, des informations techniques, ou autre. Il est possible que vous ne souhaitiez tout simplement pas qu’un sous-traitant parle directement avec vos clients et leur divulgue leur rôle. Attention, il ne s’agit pas d’une simple clause de confidentialité dans un contrat : c’est un contrat à part entière de non divulgation des informations échangées entre deux parties.

Comment rédiger un accord de confidentialité ?

Lorsque vous travaillez avec un tiers, un NDA vous permet d’établir ce qu’il ou elle peut et ne peut pas révéler sur votre entreprise ainsi que sur votre travail. Un contrat de confidentialité standard comprendra les éléments clés suivants :

Définir l’information protégée par l’accord de confidentialité

Il n’est pas nécessaire de garder secrètes toutes les informations de votre entreprise. Par exemple, est-ce vraiment important que quelqu’un découvre qui est votre fournisseur de messagerie électronique ou l’endroit où vous prenez votre café ? Bien que vous puissiez penser qu’il est préférable de vous en tenir à une approche aussi large que possible pour protéger tout et n’importe quoi, il est recommandé d’être très précis sur ce qui ne peut être révélé publiquement.

En précisant exactement ce qui devrait être protégé, vous vous assurez que le tiers est sur la même longueur d’onde que vous. Par exemple, il est possible qu’un tiers ne se rende même pas compte qu’il ne devrait pas communiquer directement avec votre client ou que vous ne voulez pas que quelqu’un soit au courant de l’existence d’un nouveau site internet avant sa publication.

Définir la durée d’échéance de l’accord

La plupart des accord de confidentialité ne durent pas à l’infini. Vous devez préciser exactement combien de temps l’information doit rester confidentielle. Il peut s’agir d’une période aussi courte que celle pendant laquelle le tiers travaillera pour vous ou d’une période déterminée (comme cinq ans, qui est un terme assez courant).

Définir ce qui peut ou ne peut pas être fait avec les informations confidentielles

Vous aurez peut-être besoin de définir ce que le tiers peut ou ne peut pas faire avec les informations protégées. Dans la plupart des cas, il serait logique d’inclure qu’ils ne peuvent révéler les informations confidentielles à quiconque en dehors de votre entreprise. Mais, il se peut que dans certains cas, vous souhaitiez ajouter quelques mises en garde à ce sujet.

Par exemple, y a-t-il des cas particuliers où ils peuvent utiliser ou divulguer des informations confidentielles ? Ont-ils alors besoin de votre approbation écrite ?

Que se passe-t-il en cas de manquement aux règles du NDA ?

La signature de l’accord de confidentialité impose son respect. Cependant, un accord de confidentialité devrait toujours inclure une disposition sur ce qui se passe en cas de violation de l’accord. Vous devriez sans doute préciser à quel genre de dommages-intérêts vous avez droit. Le recours légal traditionnel est de réclamer des dommages-intérêts, bien qu’il ne soit pas toujours évident de calculer ce que ces dommages-intérêts devraient valoir.

La méthode de résolution

Le contrat de confidentialité devrait déterminer comment un différend devrait être réglé en cas de violation ou de désaccord concernant l’accord. Aura-t-on recours à l’arbitrage ? Si l’on fait appel à des avocats, qui est responsable du paiement des honoraires de ces derniers ?

La recherche d’un modèle de NDA

Vous recherchez un modèle d’accord de confidentialité ? Il en existe de nombreux disponible pour vous aider à élaborer votre propre accord de confidentialité. Je vous recommande d’utiliser un modèle comme point de départ et de l’examiner (oui, vous devez vraiment le lire), puis de vous assurer qu’il convient à vos besoins.

Vous devriez, par exemple, personnaliser la section «  informations protégées  » et vous assurer qu’il n’y a rien de trop complexe pour vos tiers. Ainsi, certains contrats donnent à l’entreprise le droit de faire des recherches sur l’ordinateur d’un tiers à n’importe quel moment, ce qui pourrait être excessif pour vous et vos employés.

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