Pourquoi surveiller les dépenses de son entreprise ?

Dans l’environnement économique actuel, le suivi des dépenses de votre entreprise est important. Les dirigeants sont confrontés à des défis croissants pour maintenir la rentabilité tout en naviguant dans des marchés de plus en plus compétitifs.

Les experts-comptables de karpeo vous ont préparer cet article pour voir les différentes facettes de la gestion des dépenses, pourquoi il est crucial de surveiller les coûts ? les différents avantages à suivre et à gérer les dépenses de son entreprise, les différents type de dépenses que les entreprises doivent gérer, et les conseils pour optimiser cette gestion.

Pourquoi chaque dépense de votre entreprise compte ?

Importance de la gestion des dépenses

La gestion des dépenses est essentielle pour maintenir la santé financière d’une entreprise.

Un contrôle rigoureux des coûts permet de maximiser les profits et d’assurer la pérennité de l’activité. À l’inverse, une mauvaise gestion des dépenses peut entraîner des problèmes de trésorerie, une accumulation de dettes et, dans les cas extrêmes, conduire à une situation de surendettement ou de faillite​.

En résumé, bien gérer ses dépenses, c’est garantir la stabilité et la compétitivité à long terme de l’entreprise sur le marché.

Un suivi des dépenses nécessaire pour gérer son entreprise

Si vous êtes comme la plupart des chefs d’entreprise, vous ne vous réveillez pas le matin en vous disant « je suis excité car je vais surveiller mes dépenses ! ». Et c’est tant mieux !

Tous vous le diront : les entrepreneurs retardent souvent le suivi et la gestion des dépenses de leur entreprise pour se concentrer sur leur cœur d’activité. Mais au moment où votre fiduciaire vous demande les justificatifs, c’est le branle-bas de combat et le début d’une recherche intensive, souvent dans les tiroirs et les poches de vestes et de pantalons.

Souvent, nos clients nous disent : combien de temps et de stress aurai-je pu économiser si j’avais été un peu plus sérieux ces derniers mois ?

Et c’est bien là, le point : effectuer le suivi des dépenses de son entreprise est bénéfique, même si la tâche peut vous sembler banale.

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Évaluer sa situation financière et optimiser la gestion de son argent

Les principaux types de dépenses en entreprise

La gestion des dépenses en entreprise repose sur la compréhension des différents types de coûts auxquels elle est confrontée. Voici les principaux types de dépenses auxquelles sont confronter une entreprise :

Dépenses fixes et variables

Les dépenses fixes sont des coûts récurrents qui ne varient pas en fonction du niveau d’activité de l’entreprise. Par exemple, le loyer des locaux, les salaires des employés permanents, ou les abonnements à des services essentiels entrent dans cette catégorie. Ces coûts sont prévisibles et doivent être couverts indépendamment des fluctuations de revenus.

À l’inverse, les dépenses variables fluctuent en fonction de la production ou des ventes. Elles incluent, par exemple, les coûts des matières premières, de l’énergie ou du transport. Ces coûts sont directement liés au volume d’activité de l’entreprise, ce qui les rend plus flexibles mais aussi plus imprévisibles.

Dépenses opérationnelles et d’investissement

Les dépenses opérationnelles concernent les coûts courants nécessaires au fonctionnement quotidien de l’entreprise. Cela inclut les fournitures de bureau, les frais de maintenance, et les services externes. Ces dépenses sont essentielles pour maintenir les opérations de l’entreprise.

Les dépenses d’investissement, quant à elles, sont liées à l’acquisition de biens durables qui contribueront à la croissance future de l’entreprise. Il s’agit, par exemple, de l’achat de nouvelles machines, de la construction de locaux ou de l’acquisition de brevets. Ces dépenses sont généralement importantes mais ponctuelles, et elles doivent être amorties sur plusieurs années​​.

Cette distinction entre les types de dépenses est essentielle pour une gestion efficace des coûts et une planification financière adaptée.

Analyser ses dépenses pour mieux gérer sa trésorerie

Le manque de liquidités est souvent cité comme l’une des principales raisons de la faillite d’une entreprise.

La gestion de la trésorerie est importante et vous devez faire tout ce qui est en votre pouvoir pour gérer au mieux votre argent afin d’éviter de tomber dans le rouge.

Une des façons d’y parvenir est de surveiller et de gérer vos dépenses quotidiennement afin d’éviter d’arriver à la fin de mois et de vous rendre compte que vos dépenses sont supérieures à vos rentrées d’argent et vos bénéfices.

En effectuant quotidiennement le suivi des dépenses de votre entreprise, vous avez la possibilité de contrôler les coûts. A quoi consacrez-vous votre argent et combien en dépensez-vous ?

Gérer ses dépenses pour mieux contrôler son entreprise

Ces chiffres vont devenir votre marqueur, votre repère quotidien afin de vérifier et de contrôler que vos dépenses ne dépassent pas la limite de votre budget mensuel. L’ensemble de ce processus va vous aider à prendre conscience de certains coûts et à mieux vous gérer sur le plan financier après le création de votre entreprise.

En ayant connaissance de cela, vous avez la possibilité de corriger vos mauvaises habitudes et d’en adopter de meilleures.

Non seulement vous économisez de l’argent, ce qui a bien entendu un impact positif sur votre chiffre d’affaires et sur vos résultats financiers mais cela va vous donner également la possibilité d’investir votre argent dans d’autres domaines d’activités essentiels tels que le service marketing de votre entreprise par exemple.

En suivant ce simple conseil, vous allez considérablement améliorer votre gestion financière.

Préparer la clôture des comptes et les déclarations d’impôts

Il ne faut pas oublier le point sur la fiscalité de votre entreprise, la fin d’années est toujours une période redoutée pour beaucoup d’entrepreneurs. Il s’agit de préparer l’ensemble des documents pour les déclarations d’impôts.

Il n’est pas rare de retrouver ses documents laissés à l’abandon sur des ordinateurs portables, dans des pochettes en plastique ou dans des boîtes à chaussures. Vous ne devez pas faire l’expérience de ce genre de situation.

En prenant soin de garder et de ranger méticuleusement tous vos dossiers importants, tout sera prêt au moment de vos déclarations TVA ou  votre déclaration de revenus. Vous ne courrez pas dans tous les sens, vous aurez moins de stress et de soucis au moment de clôturer les comptes de l’entreprise et de régler vos impôts.

N’oubliez pas : le Codes des Obligations suisse requiert que chaque écriture comptable soit justifiée par une pièce comptable. Perdre ses justificatifs, c’est courir un risque fiscal et ne pas bénéficier de la déductibilité de ces dépenses.

Gardez vos employés heureux

Si vous avez des employés au sein de votre entreprise, ces-derniers vont très certainement vous faire parvenir les factures de leurs frais de déplacements, des déjeuners et toutes les autres dépenses liées à l’entreprise.

En contrôlant attentivement les dépenses, vous allez pouvoir rembourser rapidement vos employés qui vont se sentir heureux, satisfait et pris en considération. Ils n’auront pas à courir partout pour vous rappeler de bien vouloir les rembourser pour telles ou telles dépenses.

Déterminer rapidement la rentabilité de votre entreprise

Analyser ses dépenses pour améliorer sa rentabilité

Vous savez très probablement comment calculer simplement la rentabilité de votre entreprise, notamment en faisant la simple soustraction entre vos revenus et vos dépenses.

Il est vraiment crucial de comprendre à quel point ces informations sont importantes pour votre entreprise. Contrôler et gérer vos dépenses vous permet de vérifier la rentabilité de votre affaire. Cela peut vous aider à attirer et à acquérir de nouveaux investisseurs, à financer vos différentes activités voire même faire d’éventuelles demandes de financement auprès de votre banque.

Souvent, la réalité est complexe : de nombreux chefs d’entreprise ont des difficultés à calculer la rentabilité de leur société car ils ne prennent pas la peine de tenir un détail précis de leurs dépenses et leurs revenus.

Heureusement, en faisant régulièrement le suivi de vos dépenses ainsi que de vos revenus, vous allez pouvoir rapidement déterminer la rentabilité de votre affaire sans avoir à perdre du temps durant des heures à chercher et à fouiller dans tous vos dossiers.

Le suivi quotidien de vos dépenses vous empêchera également de vous faire des illusions et des suppositions concernant votre rentabilité. De nombreuses entreprises font cette erreur. Elles pensent leurs ventes et la marche de leurs affaires florissantes mais ne contrôlent ni ne gèrent correctement leur budget. Ainsi, elles supposent à tort que leur affaire est plus rentable qu’elle ne l’est en réalité, ce qui peut entrainer directement l’entreprise en faillite.

Les outils et conseils pour surveiller les dépenses

Une gestion efficace des dépenses vous permet de :

  • Devenir conscient de la manière dont gérer votre argent
  • Améliorer votre gestion financière
  • Bien vous préparer pour vos déclarations de revenus aux impôts
  • Rendre vos employés plus heureux et satisfait
  • Joue un rôle crucial dans le calcul de la rentabilité de votre entreprise

. Voici les principaux moyens pour surveiller et optimiser les coûts en entreprise :

Utilisation de logiciels de comptabilité

Les logiciels de comptabilité permettent de suivre les dépenses en temps réel. Ils offrent une visibilité claire sur les flux financiers de l’entreprise, facilitant ainsi la prise de décisions éclairées. Ces outils automatisent également de nombreuses tâches, ce qui réduit le risque d’erreurs et permet de gagner du temps.

Budgétisation et prévision

La mise en place d’un budget est essentielle pour contrôler les dépenses. En établissant des prévisions financières, l’entreprise peut anticiper les variations de ses coûts et ajuster ses dépenses en conséquence. Cette approche proactive permet de maintenir les finances sous contrôle, d’éviter les surprises désagréables et de faire des choix stratégiques.

Analyse des écarts

L’analyse des écarts consiste à comparer les dépenses réelles avec les prévisions budgétisées. Cette méthode permet d’identifier les écarts significatifs et d’en comprendre les causes. En réagissant rapidement, l’entreprise peut corriger sa trajectoire et optimiser sa gestion financière​​.

Conclusion : suivre les dépenses pour une meilleure gestion

Pour pouvoir profiter des avantages qui découlent d’un bon suivi des dépenses, vous avez la possibilité de nous confier votre comptabilité. Notre solution vous permet de suivre facilement vos dépenses et vos revenus. Vous n’avez aucun besoin de maitriser la comptabilité. Notre équipe comptable vous accompagnera tout au long de l’année en effectuant la comptabilité pour vous.

Avec Karpeo, vous pouvez vous concentrer sur votre activité, analyser vos finances et bénéficier d’outils simples et efficaces pour gérer votre comptabilité simplement.

Contactez-nous pour bénéficier d’une offre adaptée à vos besoins.

Romain Prieur

Romain est le fondateur de la Fiduciaire Karpeo à Genève. Il est expert-comptable diplômé et participe activement à la formation des futurs experts-comptables via sont rôle de chargé de cours auprès de EXPERTsuisse. Romain est également le co-fondateur de la plateforme entreprendre.ch qui permet la création d'entreprises en Suisse.