Comptabilité des indépendants : Comment tenir ses comptes en solo ?

Gérer une activité indépendante à Genève rime souvent avec liberté et proximité clientèle… mais aussi avec obligations comptables bien réelles. Une comptabilité organisée vous protège lors d’un contrôle, éclaire vos décisions et optimise votre fiscalité.

Parfois, certaines indépendants ne souhaitent pas faire appelle au service d’une fiduciaire locale comme Karpeo. Mais les règles doivent être suivies. C’est pourquoi nous avons rédigé cet article, afin d’aider les entrepreneurs à tenir eux même leur compta.

Vous y découvrirez :

• les règles légales applicables aux micro-entreprises genevoises ;
• une méthode simple pour structurer vos comptes au quotidien ;
• les logiciels suisses qui facilitent la facturation et le suivi ;
• le calendrier fiscal cantonal 2025 à ne pas rater ;
• cinq pistes pour réduire légalement vos impôts et cotisations.

Vos obligations légales en un coup d’œil

Comptabilité simplifiée ou ordinaire ?

Si votre chiffre d’affaires annuel reste inférieur à 500’000.- CHF, vous pouvez tenir une comptabilité « recettes-dépenses » accompagnée d’un relevé annuel du patrimoine. Au-delà, la comptabilité en partie double (bilan, compte de résultat, inventaire) devient obligatoire.

Conservation des pièces

Qu’il s’agisse de livres, relevés bancaires ou factures électroniques, les justificatifs doivent être archivés 10 ans. La forme numérique est admise si le document est lisible et horodaté.

TVA : êtes-vous assujetti(e) ?

Toute entreprise qui réalise moins de 100’000.- CHF de chiffre d’affaires imposable sur douze mois peut ne pas s’inscrire à la TVA. L’inscription volontaire est possible.

Si vous dépassez ce seuil ou choisissez d’être assujetti, deux méthodes s’offrent à vous :

• Méthode effective : vous appliquez les taux de TVA suisse et vous reversez la différence entre TVA collectée et TVA déductible.
• Taux de la dette fiscale nette (DFN) : vous appliquez un taux forfaitaire (4,3 % à 6,5 % selon l’activité en 2025) sur votre chiffre d’affaires TTC.

Délais AVS

Les cotisations AVS personnelles se paient trimestriellement ; le versement doit parvenir à la caisse avant le 10ème jour qui suit la fin du trimestre (ex. 10 avril pour le 1ᵉʳ trimestre).

Mettre en place une organisation comptable simple

Séparez vie privée et professionnelle

Un compte bancaire 100 % pro facilite la traçabilité des entrées et sorties. Idéalement, reliez-le à votre logiciel comptable.

Numérisez systématiquement vos pièces

Un scan mobile (Adobe Scan, SwissID Sign) ou le « Scan-to-Cloud » de votre imprimante suffit. Nommez vos fichiers : 2025-05-27_facture_nom-du-fournisseur.pdf.

Réservez 90 minutes par semaine

Bloquez un créneau fixe (vendredi matin, par ex.) pour enregistrer factures et reçus. Une régularité légère vaut mieux qu’un marathon en décembre.

Utilisez un mini plan comptable

La question du plan comptable revient souvent. Pour une raison individuelle, une vingtaine de comptes suffisent. Parmi eux, voici quelques incontournables :

• 3000 Ventes
• 4000 Achats marchandise
• 5700 Cotisations AVS
• 6100 Frais administratifs
• 6500 Marketing & publicité
• 2850 Capital privé / prélèvements

Outils digitaux recommandés pour les indépendants genevois

• Bexio – solution cloud « tout-en-un » (facturation QR, e-banking, module TVA). Hébergement en Suisse et accès partagé possible avec votre fiduciaire.
• Banana Accounting+ – interface tableur rassurante pour les fans d’Excel ; fichiers stockés localement ou sur un drive.
• Crésus Facturation – idéal si vous débutez et n’avez besoin que d’émettre des QR-factures pro.

Lors du choix, vérifiez : hébergement CH ; exports ISO 20022 ; module TVA configurable (méthode DFN comprise) ; accès en lecture pour votre expert-comptable.

Votre calendrier fiscal 2025 à Genève

• 31 mars : dépôt de la déclaration d’impôt cantonale et fédérale (plateforme GeTax). Demandez un délai avant cette date si nécessaire.
• Trimestriel : envoi du décompte TVA (si assujetti) dans les 60 jours suivant la période.
• 10 avril / 10 juillet / 10 octobre / 10 janvier : règlement des cotisations AVS du trimestre précédent.
• Décembre : derniers ajustements (rachat 2ème pilier facultatif, versement pilier 3a) pour optimiser votre charge fiscale avant clôture.

Astuce : créez des rappels calendaires ou déléguez ces échéances à votre logiciel (notifications push).

Optimiser revenus et charges : cinq leviers clés

1. Déductions professionnelles précises

• Téléphonie, abonnements TPG, kilométrage voiture, coworking – tenez un journal de bord
• Bureau à domicile : possible mais il est important de respecter les réglementation fournies par les autorités fiscales

2. Amortissements accélérés

Le matériel avec une valeur inférieure à 500 CHF peut en général passer directement en charge. Pour l’informatique ou le mobilier, amortissez sur 3-5 ans en fonction de la notice AFC.

3. Prévoyance pilier 3a

Jusqu’à 20 % du revenu net (plafond 35’280.- CHF en 2025) est déductible. Un levier puissant quand votre année est très bénéficiaire.

4. Provision pour créances douteuses

Vous appliquer une provision fiscale (ducroire) de 5% sur vos créances en Suisse et de 10% sur vos créances envers des tiers situés à l’étranger. Cela peut protèger votre trésorerie face aux impayés et c’est admis fiscalement, autant en profiter.

5. Choix de la méthode TVA

Avec une marge brute élevée, le taux DFN peut réduire la TVA due. Faites une simulation ou demandez à votre fiduciaire avant de basculer.

Conclusion

Tenir seul la comptabilité d’un indépendant à Genève n’est pas un casse-tête : un compte bancaire dédié, un logiciel cloud intuitif et une discipline hebdomadaire suffisent pour être conforme et piloter votre rentabilité. Ajoutez à cela un calendrier fiscal clair et quelques leviers d’optimisation, et vous transformez la comptabilité d’obligation en véritable outil de gestion.

Vous débutez ? Mettez en place ces bonnes pratiques dès aujourd’hui. Vous grandissez ? Appuyez-vous ponctuellement sur une fiduciaire genevoise : elle vous aidera à passer le cap, sans perdre votre précieuse agilité d’indépendant.