Que mettre sur une facture de vente ?

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Que dois-je mettre sur une facture de vente avant de l’envoyer à mes clients ? C’est la question à laquelle nous allons répondre dans cet article.

Nous avons écrit un article spécifique sur Conditions Générales de Vente (CGV). N’hésitez pas à y jeter un œil après la lecture de celui-ci !

Pour commencer, une facture de vente c’est quoi ?

Une facture est une pièce comptable vous allez envoyer à un client après avoir livré votre produit ou prestation de service mais généralement avant d’être payé. La facture indique à votre client le montant qu’il doit vous payer et définit les conditions de paiement à respecter. Les vendeurs l’appellent souvent une «facture de vente».

Si vous vendez un service ou un produit à une entreprise, le montant facturé est enregistré en comptabilité dans les comptes créditeurs de leur côté car l’argent va sortir de leur poche. Dans votre comptabilité, cette facture de vente est un élément de vos comptes débiteurs : il s’agit d’argent qui va normalement bientôt entrer dans votre poche.

Les factures laissent également une trace écrite. C’est une bonne chose. Dans le cas où vous êtes audité, vous aurez besoin de factures organisées et numérotées, afin que vous puissiez expliquer à votre réviseur, ou bien à l’AFC dans le cadre d’un contrôle fiscal, d’où provient votre argent.

Ce qu’une facture de vente n’est pas

Il existe quelques documents financiers qui ressemblent à une facture mais qui n’en sont pas. Ces documents comptables jouent des rôles différents. Comme ils sont souvent mélangés par les entrepreneurs qui créent leurs entreprises, les équipes de votre fiduciaire Karpeo ont pensé qu’ils méritaient d’être discutés ci-dessous.

Une facture n’est pas un bon de commande

Un bon de commande est envoyé par un client à un fournisseur afin de commander des biens ou des services. Il est envoyé avant la création de la facture. En tant que fournisseur, vous recevez d’abord un bon de commande, vos exécutez la commande ou la prestation puis finalement envoyez la facture de vente afin d’encaisser le paiement.

Une facture n’est pas un ticket

Un ticket est en général un document imprimé suite à l’encaissement d’une prestation. Par exemple, lorsque lorsque vous allez au restaurant le serveur ne vous donne pas une facture de vente à proprement parler à la fin de votre repas. Il vous donne un ticket qui fera office de pièce comptable par ailleurs.

Une facture n’est pas un reçu

Un reçu est un simple accusé de réception officiel qu’une commande a été exécutée et payée. Si vous envoyez un reçu à votre client, vous le ferez après avoir envoyé votre facture de vente et bien entendu après avoir été payé.

Que mettre sur une facture de vente ?

Pour être la plus précise possible, et surtout pour être payé le plus rapidement possible, chaque facture que vous envoyez devrait inclure les éléments suivants.

La date de la facture

Votre client en a besoin pour savoir dans combien de temps il devra vous payer. Chaque facture doit mentionner la date à laquelle elle a été envoyée et dans l’idéal, selon votre modèle, elle peut également inclure une date d’échéance pour le paiement. Cela vous permettra de renvoyer un rappel une fois cette date échue.

Les noms et adresses

Tout d’abord pensez à renseigner votre nom d’entreprise et votre adresse, mais également ceux d de votre client. Même si vous envoyez votre facture par e-mail, vous devriez essayer d’inclure les adresses postales.
Rappelez-vous également de rajouter toutes vos informations de contact tel que votre téléphone ou email, au cas où le client aurait une question ou souhaiterait faire réclamation sur certains éléments facturés.

La liste détaillée de ce que vous facturez

Afin que vos factures soient le plus clair possible, vous devez fournir une liste détaillée de chaque produit facturé. Chacun de ces produits ou service doit être saisi en tant qu’élément distinct, avec un prix et une quantité.
Tous vos produits ou services sont additionnés pour fournir un montant hors taxes, le fameux HT. Vous devez ensuite rajouter la TVA si vous êtes assujetti : pour rappel, le taux de TVA normal en Suisse est de 7.7%. Se trouve enfin le montant toute taxes comprises, le fameux TTC. C’est ce montant qui devra être payé par votre client pour la prestation que vous avez effectué.
Si vous n’êtes pas soumis à la TVA, vous n’avez pas besoin de mentionner un taux de TVA à 0% ou un montant TTC. Spécifié juste sur la facture que vous n’êtes pas soumis à la TVA et facturez simplement un montant total.

Les modalités de paiement

Il s’agit du temps dont dispose le client pour vous payer.
Les termes typiques sont « 30 jours » ou « 15 jours » – signifiant respectivement que le paiement doit être effectué dans les 30 ou 15 jours.
Dans certains cas, vous pouvez utiliser un plan de paiement dans lequel vous proposez des paiements partiels au fil du temps. Cela peut aider certains de vos clients qui ont du mal à effectuer des paiements.
Evidemment, plus les délais de paiement sont courts, mieux c’est. Être payé plus rapidement est excellent pour votre trésorerie .

Le numéro de facture

Chaque facture que vous envoyez doit être clairement identifiée par un numéro unique que l’on appelle le numéro de facture. Ce numéro peut en fait être une combinaison de lettres et de chiffres. Les numéros de facture sont importants car ils vous permettent de rester organisé. Les numéros de facture vous aident à suivre le travail que vous avez effectué auprès de vos clients.

Comment créer ma facture de vente ?

Il existe trois grandes méthodes pour faire vos factures.

Utilisez un modèle

Vous pouvez utiliser un modèle que vous trouverez par exemple Microsoft Word ou Excel.
Ces modèles sont faciles à utiliser et ressemblent vraiment à des factures professionnelles. Vous pouvez soit joindre la facture à un email, soit l’imprimer et envoyer une copie physique. Il existe de nombreux modèles sur Excel dont une grande partie est gratuite.

Utiliser un logiciel de comptabilité

De nombreux logiciels de comptabilité vous permettent d’utiliser des modèles de factures.
Certains vous permettront même d’envoyer la facture par email à partir de l’application pour rationaliser le processus. Cette approche a du sens si vous utilisez ce logiciel pour effectuer votre comptabilité.

Acheter des factures papier

Si les solutions digitales ne vous conviennent pas, vous pouvez toujours remplir des factures physiques. Il existe des bloc de factures qui que vous pouvez acheter dans la plupart des grands magasins de fournitures de bureau.

Comptabiliser mes factures de ventes dans ma comptabilité

Une fois que vos factures de ventes ont été émises et payées par vos clients, il est temps de les comptabiliser. L’idéal est de vous faire accompagner par une fiduciaire qui vous permettra d’éviter les erreurs par exemple relatives à la TVA qui peuvent sur le long terme coûter cher.

Les équipes comptables de la fiduciaire Karpeo vous accompagne et gère votre comptabilité afin que vous ne vous concentriez que sur l’essentiel : la gestion de votre entreprise et de votre activité. Notre cabinet comptable vous accompagnera également dans la création de votre entreprise.

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Romain Prieur
romain.prieur@karpeo.ch

Romain est le fondateur de la Fiduciaire Karpeo à Genève. Il est expert-comptable diplômé et participe activement à la formation des futurs experts-comptables via sont rôle de chargé de cours auprès de EXPERTsuisse. Romain est également le co-fondateur de la plateforme entreprendre.ch qui permet la création d'entreprises en Suisse.