Embaucher son premier employé en Suisse : les démarches
Recruter ne consiste pas seulement à signer un contrat. Avant la première journée de travail, l’entreprise doit organiser les assurances, la rémunération et les responsabilités de chacun.
Par Sarah Prieur · Experte-comptable diplômée
L’essentiel avant une première embauche
Pour embaucher un premier salarié en Suisse, préparez le poste, le budget, le contrat, les affiliations sociales et la paie. Vérifiez aussi le droit de travailler en Suisse et les règles de la branche. Une petite entreprise n’est pas dispensée des obligations d’employeur parce qu’elle n’a qu’un collaborateur.
Un salaire brut de 6’000 CHF ne coûte pas seulement 6’000 CHF à l’entreprise. Il faut ajouter les charges patronales et prévoir les coûts de recrutement, d’équipement et d’organisation. Le salaire net, lui, dépend des retenues applicables.
L’assurance-accidents doit couvrir l’activité dès son début. La LPP est obligatoire lorsque les conditions légales sont réunies. L’assurance perte de gain maladie n’est pas obligatoire de manière générale au niveau fédéral, mais une CCT ou un contrat-type peut l’imposer.
Le bon objectif est simple : le premier jour, la personne sait ce qu’elle doit faire, à quelles conditions et vers qui se tourner.
Définir le poste et son coût complet
Clarifier le besoin réel
Décrivez les tâches, le niveau d’autonomie, le taux d’activité et les horaires. Distinguez une fonction permanente d’un besoin ponctuel. Cette réflexion détermine le type de contrat et les moyens à fournir.
Définissez aussi les résultats attendus pendant les premiers mois. « M’aider dans l’administratif » est trop vague pour recruter, former et évaluer correctement. Une fiche de poste courte peut préciser les opérations à traiter, les outils utilisés et les décisions que la personne peut prendre seule.
Comparer un salaire annuel, pas seulement une mensualité
Précisez si le salaire est versé douze ou treize fois. Une rémunération de 5’500 CHF sur treize mois représente 71’500 CHF bruts par an, contre 66’000 CHF sur douze mois. Le mot « mensuel » ne suffit donc pas à comparer deux propositions.
Un treizième salaire n’est pas une obligation générale pour tous les contrats suisses. Il peut découler du contrat ou d’une convention collective. Il doit alors être budgété et traité conformément à cet engagement.
Ajoutez les charges sociales patronales sur les bases correctes, puis les dépenses non salariales. Pour apprécier la soutenabilité du poste, examinez aussi le calendrier des encaissements : une vente facturée n’est pas encore une rentrée de trésorerie.
Ce budget doit être compatible avec le rythme des encaissements. Notre article sur la gestion de la trésorerie d’une société aide à préparer les décaissements récurrents avant de s’engager.
Vérifier le cadre légal avant de signer
La première vérification porte sur la convention collective de travail, un éventuel contrat-type et un salaire minimum cantonal. Le salaire ne peut pas être fixé uniquement sur la base du budget disponible lorsque des minima obligatoires s’appliquent.
À Genève, le salaire minimum général est de 24.59 CHF par heure en 2026, sous réserve du champ d’application, des exceptions et du régime particulier de l’agriculture et de la floriculture. Ce minimum n’est pas un salaire de marché pour toutes les professions.
Vérifiez ensuite le statut de la personne. Pour un ressortissant de l’UE ou de l’AELE, les démarches dépendent notamment de la durée de l’activité et de la résidence. Les ressortissants d’États tiers relèvent d’autres conditions : un contrat signé ne vaut pas autorisation de commencer.
Un prestataire qui facture n’est pas automatiquement indépendant au sens de l’AVS. Si la relation ressemble à un emploi subordonné, il faut faire clarifier le statut. Un nom commercial ou une facture ne protège pas contre une requalification lors d’un contrôle AVS.
Préparer un contrat utilisable au quotidien
Un contrat de travail ordinaire peut en principe être conclu oralement. L’écrit reste fortement recommandé, et certaines clauses ou catégories de contrats exigent une forme particulière. Pour un CDI ou un contrat de plus d’un mois, les informations essentielles doivent être communiquées par écrit dans le délai légal d’un mois après le début.
Le contrat devrait expliquer, sans ambiguïté, la fonction, la date d’entrée, le lieu de travail, le taux d’activité, l’horaire hebdomadaire, le salaire et les composantes variables. Il faut également traiter le temps d’essai, les vacances, les absences, les frais et les délais de résiliation.
Ne recopiez pas un modèle français en remplaçant simplement la devise. Les références à la période d’essai, aux heures supplémentaires ou à la prévoyance peuvent devenir incorrectes.
En cas de télétravail, précisez les lieux autorisés, les outils, les frais et la manière de suivre le temps. Pour un salarié domicilié à l’étranger, une clause de télétravail doit aussi être examinée sous l’angle des assurances sociales et de la fiscalité. Voir travailler en Suisse lorsqu’on est français.
Notre article sur le contrat de travail en Suisse permet de reprendre chaque rubrique dans le détail.
Affilier l’entreprise et assurer le salarié
| Organisme ou couverture | Ce qu’il faut préparer |
|---|---|
| Caisse AVS | Affiliation de l’employeur, identification du salarié et estimation de la masse salariale |
| Caisse d’allocations familiales | Affiliation et procédure de demande pour les salariés concernés |
| Assurance-accidents | Couverture adaptée au secteur et au temps de travail |
| Institution LPP | Affiliation lorsque les conditions sont remplies et choix du plan |
| Perte de gain maladie | Examen de la CCT, du risque financier et d’une couverture éventuelle |
| Autorité fiscale | Organisation de l’impôt à la source lorsque le salarié y est soumis |
AVS et allocations familiales
L’employeur doit pouvoir identifier correctement ses salariés, notamment avec leur numéro AVS. La caisse calcule des acomptes, puis une régularisation à partir des salaires réellement déclarés. Une estimation devenue trop faible doit être corrigée, plutôt que laissée jusqu’au décompte final.
La demande d’allocations familiales ne se remplace pas par une simple case « a des enfants » dans le logiciel. Il faut les pièces et la décision de la caisse compétente. La priorité entre les parents doit être examinée.
Accidents et LPP
Tous les salariés concernés doivent être assurés contre les accidents professionnels. La couverture des accidents non professionnels devient obligatoire dès huit heures par semaine chez le même employeur. En dessous, les accidents de trajet bénéficient d’un traitement particulier et la couverture privée doit être vérifiée.
Pour la LPP, le seuil d’entrée 2026 est de 22’680 CHF annuels. Il ne faut pas attendre que le salarié ait effectivement encaissé ce montant au cours de l’année : le salaire annualisé et la durée du contrat interviennent dans l’analyse. Certaines exceptions, notamment pour des engagements courts, doivent être vérifiées.
Préparer la première paie
Avant le premier versement, réunissez les coordonnées de paiement, les informations sociales et fiscales nécessaires, le contrat signé et les décisions d’affiliation. Limitez l’accès à ces données aux personnes qui en ont besoin.
Paramétrez séparément le salaire, les cotisations, l’éventuel impôt à la source, les avantages en nature et les remboursements de frais. Une dépense remboursée ne doit pas être ajoutée indistinctement au brut, puis soumise à toutes les retenues.
Faites relire un décompte test. Le contrôle doit répondre à quatre questions : le brut correspond-il au contrat, les bases sont-elles justes, les retenues sont-elles documentées et le paiement correspond-il au montant dû ?
Enfin, préparez l’écriture comptable et le suivi des dettes sociales. Le prélèvement sur la fiche de salaire n’est pas la preuve que la caisse a été payée. Le certificat de salaire annuel doit ensuite pouvoir être produit à partir d’une paie cohérente.
Avant la première paie à Genève
Pour un emploi exercé dans le canton, consignez les vérifications du salaire minimum et de la situation fiscale du salarié dans votre fiche d’engagement. Si le dossier relève de l’impôt à la source genevois, notre guide de l’impôt à la source à Genève aide à préparer ce volet. Attribuez les annonces et les contrôles à une personne et fixez leur échéance avant le premier versement.
Exemple d’organisation sur le premier mois
Avant l’entrée, une petite société de services confirme le contrat, le permis ou l’annonce nécessaire, les assurances et le matériel. Elle crée un dossier salarié et fixe un responsable pour les variables de paie.
Le premier jour, elle présente les missions, les accès, les règles de sécurité, les horaires et la procédure d’annonce des absences. Le collaborateur n’a pas à deviner comment demander un congé ou faire rembourser un achat professionnel.
Pendant le premier mois, le responsable vérifie les heures, les frais et les éventuelles prestations familiales. La paie est préparée assez tôt pour corriger une donnée manquante avant le paiement.
Avant la fin du temps d’essai, un entretien permet de faire le point sur les attentes, les difficultés et la suite. Il ne faut pas attendre le dernier jour pour examiner un éventuel délai de congé. Les règles de temps de travail restent applicables pendant cette période.
Cette organisation est volontairement simple. Une procédure claire et réellement suivie vaut mieux qu’un dossier d’accueil très volumineux que personne ne consulte.
Questions fréquentes sur la première embauche
Une entreprise individuelle peut-elle engager un salarié ?
Oui. La forme juridique n’empêche pas l’embauche. L’entrepreneur devient alors employeur et doit organiser les affiliations, les assurances et la paie.
Faut-il une assurance maladie perte de gain ?
Pas nécessairement au titre d’une obligation fédérale générale. Elle peut toutefois être imposée par une CCT ou un contrat-type. Sans couverture équivalente, l’employeur reste exposé au maintien légal du salaire en cas de maladie.
Peut-on faire commencer la personne avant de régler les assurances ?
Ce n’est pas une organisation sûre. Les couvertures nécessaires doivent être en place pour le début de l’activité. Régulariser après un accident expose à des difficultés évitables.
Le salaire minimum suffit-il pour fixer une rémunération ?
Non. Il constitue un plancher lorsqu’il s’applique. La fonction, les compétences, la branche et les statistiques de salaires servent à apprécier la rémunération proposée.
Une fiduciaire peut-elle prendre en charge la paie ?
Oui. L’entreprise doit néanmoins transmettre les informations complètes, valider les variables et organiser les paiements. La répartition des tâches doit être fixée dès le départ.
Sources et vérifications
Informations vérifiées le 18 septembre 2026. Les exemples chiffrés sont pédagogiques et leurs hypothèses sont précisées dans le texte. Les situations individuelles peuvent nécessiter une analyse complémentaire.
À propos de l’auteure
Sarah Prieur
Sarah Prieur est experte-comptable diplômée, associée et responsable opérationnelle de Karpeo. Elle accompagne les PME, les indépendants et les entrepreneurs en comptabilité, fiscalité et TVA, et supervise la qualité des dossiers. Avant Karpeo, elle a travaillé huit années en audit chez PwC Suisse, jusqu’au grade de manager.
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