Comment faire une facture en Suisse : les étapes et un exemple
Une facture doit permettre au client de comprendre la prestation et de payer sans demander de précision. Découvrez les informations à prévoir en Suisse, les contrôles TVA, les règles de la QR-facture et une méthode simple pour relier vos factures à votre comptabilité.
Par Sarah Prieur · Experte-comptable diplômée
L’essentiel pour établir une facture suisse
Pour faire une facture en Suisse, identifiez les parties, décrivez la prestation, indiquez son prix et son traitement TVA, puis donnez au client les informations nécessaires au paiement. Le contenu fiscal de la facture et la section QR répondent à des exigences différentes.
- L’entreprise inscrite au registre du commerce utilise sa raison de commerce complète.
- La TVA dépend de votre statut et de l’opération facturée.
- Une référence unique, une échéance et des coordonnées bancaires claires facilitent le suivi.
- Le travail continue après l’envoi : encaissement, correction éventuelle et archivage.
Quelles informations mettre sur la facture ?
Les exigences TVA figurent notamment à l’article 26 LTVA. Pour une facture ordinaire établie par une entreprise assujettie, préparez les éléments suivants. Des règles particulières existent notamment pour les tickets de caisse.
| Élément | Information à prévoir | Contrôle pratique |
|---|---|---|
| Fournisseur | Nom, adresse et numéro TVA | Reprendre l’identité exacte de l’entreprise |
| Destinataire | Nom et adresse du client | Vérifier quelle société a commandé |
| Prestation | Nature, objet et volume | Préciser heures, quantités ou livrables |
| Période | Date ou période de prestation | L’indiquer si différente de la date de facture |
| Prix | Contre-prestation et devise | Montrer rabais et acomptes déduits |
| TVA | Taux et montant applicables | Ventiler si plusieurs taux sont utilisés |
Lorsque le prix comprend la TVA, la mention du taux suffit selon la règle prévue par la LTVA. Une présentation séparant hors taxe, TVA et total reste souvent plus lisible pour les clients professionnels.
Ajoutez la date d’émission, un numéro de facture, l’échéance convenue, votre IBAN et une adresse de contact. Ces renseignements sont essentiels à l’organisation des paiements. Il faut toutefois distinguer ces bonnes pratiques des mentions expressément prévues par le droit TVA.
Une référence comme « FA-2026-001 » convient si elle reste unique et traçable. Ne supprimez pas silencieusement une facture déjà envoyée pour réutiliser son numéro.
Une méthode en sept étapes, du devis à l’envoi
- Reprenez le devis accepté. Vérifiez le client contractuel, le prix et les conditions de facturation.
- Décrivez ce qui est facturé. « Conseil comptable, septembre, 5 heures » est plus utile que « prestations diverses ».
- Renseignez les dates. Une prestation d’août facturée en septembre doit rester identifiable.
- Calculez les montants. Appliquez les remises avant de calculer la TVA sur la base correspondante.
- Insérez les informations de paiement. Faites apparaître la devise et une échéance cohérente avec le contrat.
- Relisez le document final. Contrôlez les coordonnées, les calculs et la section QR après génération du PDF.
- Enregistrez l’envoi. Conservez la version transmise et la référence nécessaire pour retrouver le paiement.
Une commande provenant d’un groupe ne signifie pas que le siège du groupe est votre client. Confirmez l’entité, le service destinataire et l’éventuel numéro de commande avant l’émission.
TVA : trois contrôles avant de calculer le total
Vérifiez d’abord si votre entreprise est inscrite au registre TVA. Une entreprise non inscrite ne doit pas ajouter une TVA suisse à ses factures par habitude. La mention française « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » ne convient pas à une entreprise suisse.
Vérifiez ensuite le traitement de la prestation. Une adresse étrangère ne suffit pas, à elle seule, à déterminer si la TVA suisse s’applique. Le lieu de la prestation et les règles propres à l’opération comptent également.
Enfin, choisissez le taux approprié : au 12 septembre 2026, les taux suisses sont de 8,1 %, 2,6 % et 3,8 %, selon la prestation. Pour reprendre ces distinctions, consultez notre guide de la TVA suisse.
Exemple chiffré d’une facture en Suisse
Une Sàrl assujettie facture une prestation de conseil réalisée en Suisse, soumise au taux normal. Exemple pédagogique, sans acompte ni remise.
| Ligne | Calcul | Montant |
|---|---|---|
| Conseil | 10 heures × 120 CHF | 1’200,00 CHF |
| TVA | 1’200 × 8,1 % | 97,20 CHF |
| Total à payer | 1’200 + 97,20 | 1’297,20 CHF |
La facture précise le fournisseur, le client, la période de conseil et le numéro TVA de la Sàrl. Le total lisible et le montant contenu dans le Swiss QR Code doivent correspondre.
Si la même prestation est facturée par une entreprise non assujettie au prix convenu de 1’200 CHF, elle n’ajoute pas les 97,20 CHF de TVA. Le prix commercial reste celui accepté par les parties : il ne se recalcule pas automatiquement à partir du statut fiscal du prestataire.
QR-facture : ce qui change en 2025 et 2026
La QR-facture facilite le règlement en CHF ou en EUR. Elle ne remplace pas la description des prestations et n’est pas imposée sur toute facture, quel que soit son moyen de paiement.
Depuis le 22 novembre 2025, les adresses du Swiss QR Code doivent être structurées : les éléments de l’adresse sont répartis dans leurs champs. Vérifiez donc les données de vos clients et votre propre adresse, surtout après une migration.
SIX annonce la version 2.4 pour le 14 novembre 2026, avec maintien parallèle de la version 2.3 jusqu’en novembre 2027. La nouvelle version ne prévoit aucun ajustement technique pour la facturation en CHF. Pour l’EUR, elle prévoit les combinaisons IBAN avec référence SCOR ou communication non structurée. Si vous facturez en euros, faites confirmer le calendrier d’adaptation par votre éditeur.
Ne confondez pas une référence QR avec une référence libre. Le compte et la référence doivent former une combinaison admise. Utilisez un générateur adapté et contrôlez un exemplaire avant un envoi massif.
Quel outil utiliser et que faire après l’envoi ?
Un modèle Word ou un tableur peut servir à quelques factures simples. Il exige une discipline de numérotation, de calcul et de suivi. Un logiciel de facturation suisse devient utile lorsque les devis, échéances et clients se multiplient.
Pour un volume plus important, examinez le lien avec le logiciel comptable. Une facture créée dans un outil et ressaisie dans un autre peut générer un doublon ou un écart de TVA.
Après l’envoi, pointez les paiements sur la bonne facture. En cas d’erreur, établissez une correction documentée ou une note de crédit, en conservant le lien avec l’original. Pour les retards, utilisez un processus de relance régulier.
La conservation comptable de base est de dix ans depuis la fin de l’exercice. Certains documents, notamment liés à des immeubles en matière de TVA, suivent des durées plus longues. Conservez des pièces lisibles et reliées aux écritures ; un dossier rempli de PDF sans classement ne constitue pas une méthode d’archivage suffisante.
Questions fréquentes
Puis-je facturer sans être inscrit à la TVA ?
Oui, si votre situation ne vous impose pas cette inscription. Établissez une facture identifiant la prestation et son prix, sans ajouter de TVA suisse. L’obligation de s’inscrire mérite un contrôle distinct lorsque l’activité évolue.
Le délai de paiement est-il toujours de trente jours ?
Non. Trente jours est une pratique commerciale, pas une règle générale applicable à toutes les factures suisses. Fixez les conditions dans le devis ou le contrat, puis reprenez-les sur la facture.
Une facture PDF est-elle valable ?
Le format électronique peut être utilisé. Il faut conserver l’origine, l’intégrité, la lisibilité et la traçabilité des données dans une organisation appropriée. L’envoi d’un PDF ne dispense pas de ces contrôles.
Puis-je corriger une facture déjà envoyée ?
Oui, en documentant la correction et en informant le client. Gardez l’original et le lien avec le document rectificatif. Ne remplacez pas discrètement un fichier qui a déjà servi au paiement ou à la comptabilité.
Une QR-facture garantit-elle le paiement ?
Non. Elle simplifie la saisie bancaire. La réception de la facture, son acceptation, l’échéance et la capacité de paiement du client restent déterminantes.
Sources et vérification
- SECO — Facturation : présentation des mentions TVA et de la facture suisse.
- AFC — Taux de TVA : taux de 8,1 %, 2,6 % et 3,8 % vérifiés le 12 septembre 2026.
- SIX — QR-facture : adresses structurées, versions 2.3 et 2.4, calendrier et conditions EUR.
- CO, version officielle au 1er janvier 2026 : articles 954a et 958f, raison de commerce et conservation.
- AFC — Contrôle TVA : classement des pièces et durées de conservation particulières.
