REG Genève : inscription, mise à jour et différences avec le registre du commerce

REG, registre du commerce et IDE : quelle différence ?

Ces trois notions apparaissent souvent au démarrage d’une entreprise, mais elles répondent à des besoins différents. Le REG est le Répertoire des entreprises du canton de Genève, géré dans le cadre de l’Office cantonal de l’inspection et des relations du travail (OCIRT).

Le numéro d’identification des entreprises (IDE) permet de reconnaître l’entité dans les échanges avec les autorités. Il ne remplace ni son inscription au REG ni les autres démarches requises. Une entreprise peut donc devoir figurer au REG même si elle n’est pas tenue de s’inscrire au registre du commerce.

Pour les démarches juridiques de création ou de modification, consultez aussi notre article sur le registre du commerce de Genève.

Quelles entreprises doivent figurer au REG ?

Selon le canton, toute entreprise exerçant une activité économique à Genève doit être inscrite, même si son siège se trouve dans un autre canton ou à l’étranger. Le répertoire couvre un champ plus large que les seules sociétés commerciales classiques.

Exemple 1 : une Sàrl avec un seul bureau

Une société de conseil possède son siège et son bureau à Genève. Ses informations d’entreprise et celles du lieu où elle exerce doivent être cohérentes. Si elle ouvre ensuite un second établissement, la situation du répertoire doit être revue.

Exemple 2 : une indépendante à Carouge

Une indépendante reconnue par l’AVS exerce dans un atelier à Carouge. Elle doit figurer au REG même si elle n’est pas soumise au registre du commerce. Dans ce cas, le canton prévoit une inscription automatique après la reconnaissance AVS et l’attribution de l’IDE. Elle vérifie ensuite que son atelier est correctement répertorié.

Exemple 3 : un siège à Lausanne, une activité à Genève

Une entreprise vaudoise ouvre une implantation genevoise. Elle ne doit pas conclure que son inscription dans le canton de Vaud règle le sujet du REG Genève. Elle vérifie la prise en compte de son activité genevoise et contacte le service en cas de doute.

Le point de départ est donc l’activité exercée dans le canton, pas seulement l’adresse figurant sur le papier à lettres.

L’inscription est-elle automatique ou faut-il la demander ?

La page officielle sur l’inscription au REG distingue plusieurs circuits. Ils évitent de multiplier les demandes lorsque les informations sont déjà transmises par une autre autorité.

Automatique ne signifie pas sans vérification. Une adresse incomplète, une activité mal décrite ou un nouvel établissement non identifié peuvent nécessiter une correction. Avant d’envoyer une nouvelle demande, vérifiez si l’entreprise existe déjà dans le répertoire.

Comment retrouver et contrôler votre fiche ?

1. Ouvrez le REG en ligne et recherchez votre entreprise.
2. Vérifiez la raison sociale, l’IDE et l’adresse pour vous assurer qu’il s’agit de la bonne entité.
3. Contrôlez les lieux d’activité : une entreprise peut apparaître avec plusieurs établissements.
4. Si une fiche manque ou contient une erreur, contactez le REG avec les éléments permettant de l’identifier.

Pour un indépendant, la reconnaissance du statut d’indépendant par l’AVS reste une démarche distincte. Elle ne résulte pas d’une simple inscription dans un répertoire : la caisse examine les conditions réelles de l’activité.

Comment mettre à jour les données du REG ?

Selon l’article 60, alinéa 2, RIRT, la cessation d’activité et les modifications soumises à l’obligation d’annonce doivent être signalées dans le mois qui suit l’événement. Cette annonce spontanée ne porte toutefois pas sur le numéro d’identification, la taille de l’entreprise ou de l’établissement, ni sur les données importées du registre du commerce.

Concrètement, vérifiez quelles informations ont déjà été reprises du RC et annoncez les autres changements concernés. Une donnée inexacte peut toujours faire l’objet d’une demande de rectification. La procédure de mise à jour en ligne nécessite un compte e-démarches avec un profil entreprise, y compris pour une entreprise individuelle. Le service examine les modifications transmises avant de les intégrer.

Sans cet accès, il est possible de contacter le REG à reg.geneve@etat.ge.ch. Indiquez la raison sociale exacte, l’IDE et, si vous le connaissez, le numéro REG de l’établissement. Précisez les anciennes et les nouvelles informations ainsi que la date du changement. Ces éléments aident le service à traiter la bonne fiche.

1. Relevez la situation actuelle : entreprise, établissement et coordonnées figurant au répertoire.
2. Préparez l’information nouvelle : adresse, activité, ouverture, fermeture ou autre modification à annoncer.
3. Transmettez la mise à jour : via le service e-démarches ou le canal indiqué par le REG.
4. Conservez la trace de l’envoi : date et contenu de la demande.
5. Vérifiez le traitement : contrôlez que les données corrigées correspondent à votre demande.

Si votre Sàrl ou votre SA déménage, distinguez le changement d’adresse du transfert de siège : les formalités au RC dépendent notamment du maintien ou non dans la même commune. Vérifiez ensuite que le REG reflète correctement les lieux où l’activité continue, s’ouvre ou se termine.

Un changement de nom, de but ou de personnes habilitées à signer peut également nécessiter de modifier les informations de la société au registre du commerce. Mettre à jour le REG ne remplace pas ces formalités juridiques.

Pourquoi faut-il distinguer l’entreprise de ses établissements ?

L’entreprise correspond à l’entité qui exerce l’activité. Un établissement correspond à un lieu d’activité. Cette distinction devient utile dès que vous avez plusieurs bureaux, boutiques, ateliers ou autres implantations.

Imaginons une société exploitant une boutique à Carouge puis une seconde à Meyrin. Il ne s’agit pas forcément de créer une nouvelle société : une même entité peut exploiter plusieurs établissements. Le répertoire doit refléter les lieux concernés.

À l’inverse, la fermeture de la boutique de Carouge ne signifie pas nécessairement la cessation de toute l’entreprise si celle de Meyrin reste ouverte. Dans votre annonce, indiquez précisément ce qui ferme et ce qui continue.

La tenue correcte du REG ne décide pas, à elle seule, de toutes les conséquences fiscales ou juridiques d’une implantation. Une ouverture de site peut nécessiter d’autres démarches selon l’activité. Si vous préparez une domiciliation à Genève, distinguez également l’adresse administrative des lieux où le travail est réellement accompli.

Faut-il répondre aux enquêtes du REG ?

Oui. Le canton précise que les entreprises concernées ont l’obligation de répondre aux enquêtes du REG. Elles servent notamment à actualiser les renseignements sur les établissements et l’emploi. Une donnée demandée dans une enquête ne doit pas être remplacée par une estimation improvisée si l’entreprise peut la vérifier.

Désignez une personne responsable de ces réponses et assurez-vous qu’elle dispose des données utiles. Pour le nombre total d’emplois, le canton précise que le REG recense les personnes occupées, et non les équivalents plein temps. Les données détaillées sur l’emploi ne sont pas publiques.

Exemple : une personne à 100 % et deux à 50 % représentent trois personnes, mais deux équivalents plein temps (1 + 0,5 + 0,5). Pour une rubrique demandant le nombre de personnes, il faut donc indiquer trois dans cet exemple. Suivez toujours les catégories et la période de référence du questionnaire.

Une organisation simple consiste à intégrer le REG à votre liste de formalités lors de chaque changement : nouvelle adresse, ouverture ou fermeture de site, évolution de l’activité, changement des coordonnées du contact. Cela réduit le risque de courrier perdu ou de réponses préparées dans l’urgence.

Mon conseil

Lors d’un déménagement, tenez une seule liste de suivi avec une ligne par interlocuteur : RC, REG, AFC, assurances, banque et contrats. Notez pour chaque ligne la date d’annonce et la confirmation reçue. Le risque vient souvent d’une mise à jour faite auprès d’un organisme que l’on croit, à tort, répercutée partout.

Conclusion

Le REG fait partie du suivi courant d’une entreprise active à Genève. L’inscription passe souvent par un autre registre, mais l’entreprise doit vérifier ses données, annoncer les changements dans le délai prévu et répondre aux enquêtes. Distinguer l’entité juridique de ses établissements rend ces démarches plus simples.

Pour aller plus loin

• Registre du commerce de Genève : démarches et contacts
• Organiser la comptabilité d’un indépendant à Genève
• Comprendre l’accompagnement en domiciliation à Genève

Questions fréquentes