Marchés publics à Genève : quelles attestations préparer pour votre PME ?
Votre entreprise souhaite répondre à un appel d’offres public à Genève. Le prix et la qualité de votre prestation comptent, mais le dossier doit aussi démontrer que vos obligations sociales, fiscales et de travail sont respectées. Voici les attestations à anticiper, les organismes à contacter et une méthode pour éviter qu’un document manquant ou périmé fragilise votre candidature.
Par Sarah Prieur
Mis à jour le
L’essentiel pour comprendre
Pour un marché public genevois, préparez les attestations sociales, la preuve CCT ou OCIRT, l’attestation relative à l’impôt à la source et les déclarations requises par l’appel d’offres. Les pièces doivent correspondre à l’entreprise qui soumissionne et être valides à la date déterminante.
Le canton prévoit en principe des attestations ne datant pas de plus de trois mois. Attention : l’attestation fiscale pour marché public a une validité propre de deux mois. Le dossier de l’appel d’offres reste à lire intégralement.
1. Pourquoi les attestations sont-elles nécessaires ?
Les attestations prouvent que l’entreprise respecte les conditions sociales, fiscales et de travail exigées par l’acheteur public. Elles complètent votre offre technique et commerciale : une offre qui ne remplit pas une condition de participation est écartée.
Relevez dès le départ la liste des pièces, leur date limite de validité et les signatures requises. Ne comptez pas sur un complément après l’échéance.
2. Quelles pièces sociales et fiscales anticiper ?
| Pièce | Organisme ou interlocuteur | Ce qu’elle permet de vérifier |
|---|---|---|
| AVS / AI / APG / AC et assurance maternité concernée | Caisse de compensation compétente | Affiliation et situation de paiement des cotisations demandées. |
| Assurance-accidents LAA | Assureur accidents | Couverture et paiement des cotisations. |
| Prévoyance professionnelle LPP | Institution de prévoyance | Affiliation et paiement, selon les obligations de l’entreprise. |
| Attestation CCT ou OCIRT | Organisme habilité pour la CCT ou OCIRT | Respect des conditions de travail applicables à la branche. |
| Attestation fiscale pour marché public | AFC Genève : service de l’impôt à la source | Situation en règle ou attestation correspondant à l’absence de personnel soumis. |
| Déclaration relative à l’égalité femmes-hommes | Formulaire et pièces prévus par l’adjudicateur | Engagements et éléments demandés dans le dossier. |
| Allocations familiales (LAFam) | Caisse d’allocations familiales | Affiliation et paiement des cotisations AF ; peut être demandée séparément. |
| Extrait du registre du commerce | Registre cantonal | Identité de l’entreprise et pouvoirs des signataires ; selon le dossier d’appel d’offres. |
La liste des conditions de participation publiée par le canton constitue un socle. L’appel d’offres peut demander d’autres documents ou préciser les formes acceptées. Consultez les trois listes signalées par le canton : OCIRT pour les infractions aux usages, SECO LTN pour le travail au noir et SECO LDét pour les infractions concernant les travailleurs détachés.
Une police d’assurance n’est pas nécessairement une attestation de paiement. De même, un relevé bancaire montrant un virement ne remplace pas automatiquement le document exigé de la caisse ou de l’assureur. Demandez une pièce correspondant explicitement au besoin du marché public.
Pour comprendre les différentes cotisations, notre guide des charges sociales suisses vous aide à identifier les bons interlocuteurs.
L’attestation multipack peut simplifier le dossier
Certaines caisses professionnelles délivrent une attestation multipack à leurs entreprises affiliées. La caisse genevoise des entreprises de chauffage et de ventilation regroupe ainsi dans un document la CCT applicable, les charges sociales, l’impôt à la source, la SUVA et l’inscription au registre du commerce. Consultez la liste des pièces de votre appel d’offres pour savoir si ce document est accepté et quels justificatifs restent à joindre.
3. Faut-il une attestation CCT ou une attestation OCIRT ?
La réponse dépend de la situation de l’entreprise et de la branche. Une CCT est une convention collective de travail ; l’OCIRT est l’Office cantonal de l’inspection et des relations du travail. Dans sa procédure relative aux attestations CCT et OCIRT, le canton distingue les entreprises liées à une convention collective applicable et celles qui doivent s’engager à respecter les usages professionnels auprès de l’OCIRT.
Entreprise liée à la CCT concernée
L’attestation est délivrée par l’organisation ou l’instance habilitée selon la convention et la procédure cantonale. Le simple fait de consulter une CCT ou d’affirmer que les salaires sont corrects ne suffit pas : il faut vérifier la qualité de l’attestation et de son émetteur.
Entreprise relevant de la démarche OCIRT
Lorsque cette voie s’applique, l’entreprise prend l’engagement de respecter les conditions de travail et prestations sociales en usage dans la branche. L’OCIRT peut demander les éléments nécessaires au contrôle. Une entreprise déjà signataire suit la procédure de commande de l’attestation correspondante.
Anticipez particulièrement une première demande. Elle peut nécessiter un examen du dossier, des informations complémentaires ou une mise en conformité. Demander l’attestation la veille du dépôt laisse peu de marge pour résoudre une difficulté.
Notre article sur les conventions collectives de travail en Suisse explique leur rôle. Pour choisir le bon circuit genevois, partez ensuite des instructions OCIRT applicables à votre branche et à votre entreprise.
4. Que prouve l’attestation d’impôt à la source ?
Cette pièce porte sur les obligations de l’employeur en matière d’impôt à la source. Elle ne doit pas être confondue avec un justificatif général du paiement de tous les impôts de la société.
Pour obtenir l’attestation, l’entreprise doit remplir trois conditions : aucun arriéré d’impôt à la source, paiements de l’année à jour et tous les décomptes requis retournés. Une entreprise sans salarié soumis à l’impôt à la source peut également obtenir une attestation correspondant à cette situation : il ne faut pas supprimer la pièce de votre propre initiative.
La page cantonale sur l’attestation fiscale pour marché public prévoit une demande auprès du service de l’impôt à la source, avec les références de l’entreprise. Elle annonce un envoi postal et un délai indicatif d’environ cinq jours ouvrables. Ce délai n’est pas une garantie : prévoyez une marge, surtout si votre compte nécessite une régularisation.
La durée de validité annoncée est de deux mois. Une attestation fiscale peut donc être trop ancienne alors qu’elle date de moins de trois mois. C’est le point à contrôler explicitement dans votre tableau de suivi.
En amont, un bon suivi de l’impôt à la source à Genève évite de découvrir un décompte manquant au moment de répondre à l’appel d’offres.
5. Comment contrôler la validité et traiter une entreprise sans personnel ?
Vérifier les dates à partir du dépôt
La règle générale genevoise exige des attestations ne datant pas de plus de trois mois à la date limite de remise, sous réserve de la durée propre à un document et des exigences du dossier. Contrôlez la date d’émission, l’échéance mentionnée et la date déterminante de la procédure.
Exemple : l’offre doit être déposée le 30 novembre. Une attestation fiscale délivrée le 15 septembre arrive au terme de ses deux mois de validité le 15 novembre. Elle ne convient donc plus au 30 novembre, même si trois mois ne se sont pas écoulés.
Une entreprise sans salarié n’est pas toujours un indépendant
Le canton prévoit, pour les entreprises sans personnel dans la situation correspondante, une attestation de statut d’indépendant délivrée par la caisse AVS. Mais une Sàrl ou une SA ne devient pas un indépendant au sens AVS simplement parce qu’elle n’a pas de salarié.
Si une pièce ne paraît pas applicable à votre structure, demandez à l’adjudicateur quelle preuve fournir dans le cadre prévu pour les questions. Ne joignez pas une déclaration improvisée en supposant qu’elle sera acceptée.
Plusieurs entreprises participent à l’offre
En cas de groupement ou de recours à des sous-traitants, relisez les exigences pour chaque intervenant. Une attestation établie au nom d’une entreprise ne prouve pas automatiquement la conformité d’une autre.
6. Une méthode simple pour déposer un dossier complet
- Créez une liste à partir du dossier d’appel d’offres : une ligne par pièce et par entreprise concernée.
- Identifiez l’émetteur : caisse, assureur, institution LPP, instance CCT, OCIRT ou AFC.
- Vérifiez la situation avant la demande : cotisations payées, décomptes remis et coordonnées exactes.
- Commandez les documents avec une marge : suffisamment tôt pour corriger un problème, sans les laisser expirer avant le dépôt.
- Contrôlez à réception : raison sociale, période, date, contenu et lisibilité du fichier.
- Faites une dernière revue : signatures, format, pièces jointes et preuve de dépôt.
Un tableau interne peut contenir cinq champs : document, responsable, date de demande, date d’émission et date limite d’utilisation. Il permet de distinguer une pièce demandée d’une pièce effectivement reçue et valable.
Si vous découvrez un arriéré, ne comptez pas seulement sur un paiement de dernière minute. L’organisme émetteur doit encore enregistrer le règlement et délivrer une nouvelle attestation. Une offre qui ne remplit pas une condition de participation est écartée. Ne comptez pas sur un complément après l’échéance.
Mon conseil
Tenez un dossier permanent avec les références de vos caisses, assureurs et contacts, mais renouvelez les attestations en fonction de chaque dépôt. Le dossier permanent vous fait gagner du temps ; il ne prolonge pas la validité des documents. Faites relire la liste finale par une seconde personne avant l’envoi.
Où trouver les appels d’offres ?
Les publications officielles se consultent sur simap.ch. En procédure ouverte, toute entreprise intéressée peut déposer une offre ; sur invitation, l’acheteur sollicite les entreprises retenues ; de gré à gré, il attribue directement le marché dans le cadre légal. La procédure change le mode d’accès, mais pas la nécessité de respecter les conditions applicables : utilisez toujours la liste de pièces du dossier reçu.
Conclusion
La préparation administrative d’un marché public commence avant la rédaction finale de l’offre. Identifiez les pièces exigées, choisissez le bon circuit CCT ou OCIRT et vérifiez chaque date, avec une attention particulière à la validité de deux mois de l’attestation fiscale. Un dossier de paie et de cotisations à jour facilite ensuite toute la démarche.
Pour aller plus loin
- Impôt à la source à Genève : obligations de l’employeur
- Identifier les cotisations sociales de votre entreprise
- Comprendre les conventions collectives
- Préparer les justificatifs utiles lors d’un contrôle AVS
Maintenir vos justificatifs sociaux et fiscaux à jour
Karpeo vous accompagne dans la gestion des salaires, des décomptes et du suivi comptable. Cette organisation facilite la préparation des pièces demandées pour vos appels d’offres.
Questions fréquentes
Toutes les attestations sont-elles valables trois mois ?
Non. Le canton prévoit une ancienneté maximale générale de trois mois à la date limite de remise, mais l’attestation fiscale pour marché public a une validité propre de deux mois. Vérifiez également les conditions du dossier.
Faut-il une attestation fiscale sans salarié imposé à la source ?
Oui, la page cantonale prévoit une attestation correspondant à l’absence de personnel soumis. Il faut obtenir la pièce adaptée plutôt que supprimer l’exigence de sa propre initiative.
Une attestation OCIRT remplace-t-elle les attestations AVS et LPP ?
Non. Elles portent sur des conditions différentes. Il faut fournir les pièces sociales et la preuve relative aux conditions de travail demandées par l’appel d’offres.
Une Sàrl sans salarié peut-elle fournir une attestation AVS d’indépendant ?
Une Sàrl qui rémunère son gérant est un employeur : elle fournit les attestations ordinaires de sa caisse et de ses assureurs. Elle ne peut pas utiliser une attestation AVS d’indépendant. Si elle ne verse aucun salaire, faites établir sa situation par les organismes concernés et transmettez les justificatifs prévus par l’appel d’offres.
Peut-on compléter une attestation après le délai de dépôt ?
Une offre qui ne remplit pas une condition de participation est écartée. Préparez les pièces exigées avant l’échéance et utilisez le canal de questions de l’adjudicateur avant le dépôt si une exigence est ambiguë.
Sources officielles et références
Références vérifiées le 1er novembre 2026. Les exemples sont fictifs et illustrent les hypothèses indiquées ; ils ne constituent pas une décision de l’administration.
À propos de l’auteure
Sarah Prieur est experte-comptable diplômée, associée et responsable opérationnelle de Karpeo. Elle accompagne les PME, les indépendants et les entrepreneurs en comptabilité et fiscalité, et supervise la qualité des dossiers.
