Comment se faire payer rapidement par vos clients ?

Dans un monde idéal, vos factures seraient réglées sans délai et vous n’auriez pas à vous charger de la paperasse associée. Mais la réalité est tout autre : les paiements de vos factures prennent souvent plusieurs semaines, ce qui peut s’avérer long, voire excessif, pour votre entreprise. Alors quel est le format idéal de vos facture pour que votre client vous paie plus vite ?

Voici quelques conseils de Karpeo qui, nous l’espérons, vous aideront à être payé plus rapidement.

Clarifiez vos délais de paiement sur vos factures

C’est sans doute le conseil le plus évident. Comment demander à un client de vous payer rapidement si vous ne lui fournissez pas un calendrier précis des paiements à effectuer ?

Chaque facture que vous émettez devrait mentionner un délai de paiement précis. Ainsi, vos clients sauront dans combien de jours, après l’émission, ils doivent procéder au règlement.

Avez-vous déjà réfléchi à vos propres délais de paiement ?
Il est courant de régler ses factures sous 30, 60, voire même 90 jours. Une récente étude a révélé que l’utilisation d’un délai de paiement de 21 jours incitait vos clients à payer plus rapidement. Pourquoi ? Parce que cela leur fournit une date précise, contrairement à des termes plus vagues tels que « 30 jours nets ».

Gardez cela en tête : des délais de paiement clairs et uniformes réduisent le risque de retards de paiement.

Utiliser un modèle de facture pour se faire payer plus vite

L’une des principales causes de paiements retardés est souvent liée aux erreurs que l’on peut retrouver sur les factures. Par exemple, il se peut que vous ayez oublié d’indiquer le numéro de référence de votre facture, ou celui du devis correspondant, voire même la date d’émission de la facture…

Envoyer à vos clients des informations précises et complètes est crucial afin d’être payé en temps et en heure. Si vos clients ne comprennent pas la raison de votre facturation, ils ne régleront pas vos factures immédiatement.

Voici cinq éléments indispensables à inclure dans chacune de vos factures :

• La date d’émission de la facture.
• Le numéro de facture (pour que vos clients et vous puissiez suivre l’avancement).
• Le montant exact à régler.
• Les délais de paiement (dont nous avons discuté précédemment).
• La date prévue pour le règlement (afin d’apporter encore plus de clarté à vos clients).

Vous pouvez également utiliser un logiciel de facturation pour être sûr de ne rien oublier. Plus vous utiliserez un modèle simple et cohérent, plus vous éviterez les erreurs de facturation et plus il sera facile pour vos clients de vous payer.

Faire payer vos clients en ligne

De plus en plus de plateformes (Stripe, par exemple) proposent de vous aider dans la gestion de vos paiements grâce à l’automatisation des transactions en ligne. Grâce à ces outils, vous faciliterez le règlement de vos clients : en quelques clics, avec leur carte bancaire, ils pourront vous payer immédiatement et supprimer cette tâche de leur charge.

Pas convaincu ? Une récente étude montre que les entrepreneurs utilisant les paiements en ligne reçoivent leur règlement en moyenne deux fois plus rapidement que les autres. Alors, pourquoi attendre ?

Rappels automatiques et pénalités de paiement

Vous connaissez cette situation : vous avez une facture en attente d’une somme non négligeable qui arrive à échéance à la fin du mois. La fin du mois approche et vous n’avez toujours pas reçu le paiement de votre client. Le mois suivant débute, et toujours rien. Votre trésorerie se met alors à souffrir… Après trois semaines d’attente, il est temps de passer un coup de fil pour avoir cette fameuse conversation.

Pour éviter ce type de situation, qui peut s’avérer désastreuse pour un entrepreneur, vous pouvez décider de mettre en place des rappels de paiement. Des solutions existent permettant d’envoyer automatiquement des e-mails à vos clients pour qu’ils n’oublient pas de régler leurs factures en temps et en heure.

En complément de ces outils, vous pouvez simplement indiquer sur vos factures que des pénalités seront appliquées en cas de paiements répétés en retard ou de refus de paiement.

Entretenir sa relation client pour se faire payer plus rapidement

Un client écouté et respecté est un client qui règle ses factures plus rapidement. Il est essentiel que vos interactions incluent un dialogue constructif et durable avec vos clients. Ainsi, les imprévus liés aux paiements deviendront moins fréquents.

Vos factures doivent être à la fois professionnelles et neutres, tandis que les communications qui les accompagnent peuvent adopter un ton plus chaleureux en fonction de la relation développée avec votre client. Remercier un client dès réception d’un paiement est bénéfique non seulement pour votre image, mais également pour la relation que vous entretenez avec lui.

Erreurs à éviter lors de la gestion des paiements de vos clients

Même en suivant les meilleures pratiques en matière de facturation, certaines erreurs moins évidentes peuvent ralentir vos encaissements et compliquer votre gestion de trésorerie. Voici les principales erreurs à éviter pour maximiser vos chances d’être payé rapidement :

1. Négliger la sélection de vos clients

Accepter de travailler avec n’importe quel client, sans vérifier sa solvabilité ou son historique de paiement, peut vous exposer à des risques de retard ou de non-paiement.

Solution : faites une vérification de la solvabilité (via des bases de données professionnelles comme Dun & Bradstreet) avant de conclure un contrat important. N’hésitez pas à demander un acompte, surtout pour les nouveaux clients.

2. Manquer de fermeté lors des relances

Relancer un client de manière trop timide ou tardive peut donner l’impression que le paiement n’est pas une priorité pour vous. Si vous n’êtes pas clair dans votre demande, le paiement sera repoussé.

Solution : soyez professionnel mais ferme : une relance après 3 jours de retard, une seconde après 7 jours, puis une mise en demeure après 14 jours si nécessaire. Automatisez ce processus pour rester cohérent.

3. Ignorer les signaux d’alerte

Un client qui commence à repousser les délais, à poser des questions sur des détails insignifiants ou à éviter les appels peut signaler un problème de trésorerie.

Solution : si vous détectez ces signaux, anticipez : proposez un paiement partiel immédiat, discutez des difficultés potentielles et sécurisez la transaction avant qu’elle ne devienne problématique.

4. Oublier d’ajuster vos conditions de paiement en fonction du profil client

Tous vos clients n’ont pas le même profil de risque. Appliquer une politique de paiement uniforme peut donc jouer contre vous.

Solution : segmentez votre clientèle : accordez des délais de paiement plus courts aux nouveaux clients ou à ceux ayant un historique de retard. À l’inverse, les bons payeurs peuvent bénéficier d’un peu plus de souplesse.

Conclusion

Adopter ces stratégies vous permettra non seulement d’optimiser la gestion de vos paiements, mais aussi de renforcer la santé financière de votre entreprise.

Si vous souhaitez des conseils plus approfondis sur ce sujet, ou plus globalement sur la gestion, la digitalisation et la gouvernance de votre entreprise, n’hésitez pas à nous contacter.

L’équipe de Karpeo sera ravie de vous accompagner et de vous soutenir dans la mise en place de solutions adaptées à vos besoins.