Pourquoi et quand faire appel à un directeur financier externalisé ?

La gestion financière d’une PME est une tâche à part entière pour l’entrepreneur qui souhaite que son entreprise soit profitable et se développe correctement. C’est souvent un travail à plein temps qui nécessite compétence, expertise, temps et dès lors argent.

En Suisse, la plupart des petites et moyennes entreprises ne disposent pas d’une direction financière en raison du coût induit par de tels profils. Une solution existe pourtant : la direction financière externalisée, également connu sous le nom de CFO externalisé ou CFO à la demande.

Comment fonctionne cette direction financière externalisée ? Quels sont les avantages pour l’entreprise qui y fait appel ? Et surtout, comment choisir la personne compétente qui saura vous accompagner dans vos défis financiers et administratifs ?

Un directeur financier externalisé, c’est quoi ?

Commençons par définir ce qu’est un directeur financier : c’est une personne capable d’accompagner l’entreprise pour laquelle il travaille dans les différentes taches administratives et financières que celle-ci va rencontrer tout au long de son développement.

Il en est de même pour un directeur financier externalisé, à la nuance près que ce CFO à la demande (CFO on demand pour les anglos-saxons) intervient à temps partiel dans une ou plusieurs entreprises, pour des missions ponctuelles ou récurrentes.

Ses objectifs sont souvent identiques à ceux d’un directeur financier traditionnel : analyse de l’activité, gestion de la stratégie financière et pilotage de la trésorerie, coaching des collaborateurs, mise en place d’un système de contrôle interne, soutien à la gestion des ressources humaines et bien d’autres.

Bien que ne faisant pas partie de l’entreprise, cet expert va devoir et pouvoir prendre des décisions financières importantes pour permettre à l’entreprise qu’il accompagne de se développer de façon optimale sur le court, le moyen et le long terme.

Pourquoi ma société devrait externaliser sa direction financière ?

Apporter des compétences et une vision nouvelle dans l’entreprise

Faire appel à un CFO à la demande, c’est bénéficier d’une expertise financière et administrative dans l’entreprise grâce à un expert des chiffres, qu’il soit expert-comptable, fiscal ou financier. C’est également bénéficier d’un point de vue indépendant et neuf dans l’entreprise.

Grâce à son expérience et sa connaissance financière, un directeur financier externalisé vous aidera dans chacune des situations suivantes.

Maitriser la croissance de votre entreprise et améliorer le reporting financier :

Votre entreprise connait une forte croissance et vous souhaitez mieux piloter et comprendre vos chiffres. Faire appel à un directeur financier externalisé vous permettra de :

• Mettre en place un système de tableaux de bord financier vous permettant de piloter au mieux la performance de votre entreprise (indicateurs financiers, ratios, budget) ;
• Mesurer les écarts entre les chiffres de votre activité et le budget ;
• Gérer votre trésorerie de manière optimale.

Préparer une levée de fonds et mettre sur pied un business plan

Votre entreprise a besoin de trouver des investisseurs ou est sur le point de lever des fonds et vous avez besoin de monter un business plan. Les conseils d’un directeur financier vous seront précieux pour :

• Mettre en place un business plan solide intégrant des modèles financiers (discounted cash flow, ratio financiers, comparables)
• Analyser le besoin de trésorerie pour planifier les investissements prévus ;
• Réfléchir aux meilleurs montages financiers pour votre levée de fonds.

Améliorer le contrôle interne (SCI) et l’organisation financière de mon entreprise

Le système de contrôle interne (SCI) d’une entreprise est un des piliers d’une bonne gouvernance. Plus votre PME va se développer, plus le système de contrôle interne devra être structuré et répondre à des normes et des principes clairs et cohérents. Un directeur financier à la demande pourra avoir comme mission de :

• Mettre sur pied un système de contrôle interne pour les secteurs d’activité de votre entreprise les plus cruciaux (cycle clients, fournisseurs, prise d’inventaire, revenus)
• Mettre en place une matrice de contrôle interne afin de permettre à chaque collaborateur d’être impliqué dans les processus de contrôle
• Former et impliquer votre conseil d’administration dans la gestion et la supervision du SCI de votre entreprise
• Soutenir votre entreprise lors d’une révision annuelle ou pour le choix d’un organe de révision
• Participer à la mise en place des critères ESG relatif aux efforts environnementaux, sociaux et de gouvernance de l’entreprise

En résumé, un CFO externe va améliorer et professionnaliser votre gestion financière grâce à sa connaissance pointue de l’entreprise, de la comptabilité, de la fiscalité et plus globalement de la finance d’entreprise.

Réduire les coûts relatifs à l’embauche d’un CFO à plein temps

Un autre avantage d’un CFO externalisé est la possibilité de ne pas avoir à embaucher un Directeur Administratif et Financier (DAF) à plein temps. Ces types de profils sont souvent inabordables pour des PME car les coûts salariaux de ces personnes sont souvent très élevés.

C’est ainsi que la fonction de directeur financier externalisé s’est développée ces dernières années aux Etats-Unis et maintenant en Europe. Ce spécialiste entre en scène seulement lorsque vous en avez besoin, pour des missions précises et limitées dans le temps. Son coût est souvent journalier et bien moindre que l’embauche à plein temps d’un CFO et de son équipe.

Enfin, la flexibilité de cette option est clairement un atout important : en cas de ralentissement de l’activité vous pouvez mettre fin à sa mission du jour au lendemain sans avoir peur des coûts de licenciement.

Participer à la formation des équipes déjà existantes

Un DAF externe va pouvoir intervenir ponctuellement afin de former et d’inculquer à vos collaborateur une culture financière qui leur permettra de mieux gérer votre entreprise lorsque ce directeur aura terminé sa mission.

Nous avons vu que ce CFO pouvait participer à la mise en place d’outils de pilotage et de reporting pour l’entreprise, à la structuration et au déploiement d’un système de contrôle interne efficace ou à la mise sur pied d’une routine de clôture mensuelle ou trimestrielle.

Ce professionnel financier pourra également former vos équipes sur certains aspects afin que celles-ci acquièrent une expérience et une maturité qui vous permettra de vous développer plus sereinement. On pense par exemple à la formation sur de nouvelles normes de reporting financier (Swiss GAAP RPC, reporting IFRS pour PME) ou à la formation sur de nouveaux outils digitaux.

En savoir plus : Comment réussir sa conversion de compte en IFRS

Quel est le meilleur moment pour faire appel à un CFO externalisé ?

Vous avez besoin de quelqu’un pour mettre sur pied le volet financier de votre business plan ? Votre entreprise est en forte croissance et à besoin de quelqu’un pour la mise en place de tableaux de bord ou le pilotage de la trésorerie ? Vous souhaitez lever des fonds et recherchez des financements à moyen ou long terme ? Votre système de contrôle interne est inexistant ? La gestion de vos ressources humaines et des salaires de votre entreprise n’est pas optimale ? Vous n’avez jamais eu de conseils fiscaux et estimez qu’il serait temps d’être accompagné ? Vous souhaitez réduire vos coûts ou plus globalement améliorer vos marges ?

Si vous vous reconnaissez dans une des ces questions, c’est probablement qu’il est temps pour vous d’avoir un soutien externe pour vous accompagner dans le développement et la structuration de votre entreprise. Un CFO on-demand pourra vous accompagner dans chacune de ces taches et vous faire bénéficier de son expérience, de sa connaissance et de ses compétences.

Cette liste de question n’a pas la prétention d’être exhaustive mais elle illustre bien les formes diverses que peuvent prendre les missions d’un DAF externalisé dans votre entreprise. Le directeur financier est le bras-droit de l’entrepreneur, une oreille attentive et surtout objective et neutre qui saura accompagner le chef d’entreprise dans ses décisions stratégiques.

Quel est le profil idéal de directeur financier pour mon entreprise ?

Comme pour l’embauche d’un directeur financier et administratif à temps plein, trouver un CFO externe nécessite réflexion autour de vos besoins, de votre budget et de vos attentes. L’identification claire et précise de vos besoins est la clef du succès lorsque vous faites appel à ces professionnels. L’idéal est donc d’en discuter avec vos collaborateurs, votre fiduciaire et votre conseil d’administration.

Votre fiduciaire peut parfois entrer en jeu pour vous conseiller sur le choix de la bonne personne voire prendre ce rôle pour ce qui est de certaines problématiques : mise en place de business plan, mise sur pied d’un système de contrôle interne ou optimisation fiscale. C’est ce que nous faisons pour nos clients chez Karpeo.

Si votre décision est d’embaucher un CFO externalisé, les éléments suivants doivent absolument rentrer en ligne de compte dans votre réflexion :

• L’expérience et les compétences de votre potentiel CFO externe pour le besoin que vous avez identifié
• Le budget que vous souhaitez allouer à cette mission et l’urgence de celle-ci pour votre entreprise
• Les conditions de collaboration et le résultat attendu (rapports détaillés à fournir, suivi de la prestation sur le moyen terme)
• Compétences humaines de votre profil idéal (travail en équipe, bon relationnel, culture financière)

Une fois l’analyse de vos besoins et de vos attentes effectuée, il sera plus aisé pour vous de trouver la personne qui remplira tous vos critères.

Chez Karpeo, nous accompagnons les petites et moyennes entreprises et leurs dirigeants au quotidien. Nous proposons un service de directeur financier externalisé sur-mesure selon vos besoins.

Nos experts-comptables diplômés pourront vous accompagner dans vos problématiques de business plan, de mise en place d’outils et de modèles de reporting financier, dans la mise en place de votre système de contrôle interne ou dans l’optimisation fiscale et comptable de votre société.

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