Conserver ses documents comptables en Suisse : délais, justificatifs et archivage numérique
Scanner une facture est utile, mais ne suffit pas toujours à organiser une archive conforme. L’entreprise doit pouvoir retrouver les documents, les relier aux opérations et les lire pendant toute la durée de conservation.
Par Sarah Prieur · Experte-comptable diplômée
À retenir
La réponse en bref
Les livres et pièces comptables, ainsi que les rapports de gestion et de révision, doivent en principe être conservés dix ans après la fin de l’exercice. L’article 958f CO fixe cette règle.
- Les documents comptables peuvent être conservés électroniquement sous conditions.
- Le CO prévoit un exemplaire imprimé et signé des rapports de gestion et de révision.
- Certains documents TVA relatifs aux immeubles sont à conserver vingt ans.
- Une sauvegarde informatique et une archive consultable répondent à des besoins différents.
Quels documents conserver dix ans ?
Les pièces à conserver permettent de comprendre les opérations et les comptes : factures de vente et d’achat, avoirs, notes de frais, relevés bancaires, écritures, journaux et documents pertinents de clôture. Les justificatifs de salaires et les documents fiscaux utiles au dossier demandent également un classement cohérent.
Le délai du CO court à partir de la fin de l’exercice. Pour un exercice clôturé le 31 décembre 2026, la conservation ordinaire de dix ans conduit jusqu’à la fin de 2036. Ne détruisez pas pour autant automatiquement tout le dossier le 1er janvier suivant : vérifiez les procédures en cours et les règles spéciales.
Les contrats importants, documents de propriété, opérations sur le capital et pièces nécessaires à des droits durables peuvent justifier une conservation plus longue. La règle comptable de dix ans ne constitue pas un ordre de suppression universel.
Délais et exceptions : les bons repères
| Document ou situation | Repère | Vigilance |
|---|---|---|
| Livres et pièces comptables | Dix ans dès la fin de l’exercice. | Traçabilité et lisibilité pendant toute la durée. |
| Rapport de gestion et rapport de révision | Dix ans ; exemplaire imprimé et signé selon le CO. | Ne pas se limiter à un fichier non signé. |
| Pièces TVA ordinaires | Jusqu’à la prescription absolue : dix ans dès la fin de la période fiscale concernée (art. 42, al. 6, et 70, al. 2 LTVA). | La règle comptable de l’art. 958f CO reste réservée ; les points de départ peuvent différer. |
| Documents nécessaires aux corrections TVA sur immeubles | Vingt ans selon l’art. 70, al. 3 LTVA, et davantage si la prescription absolue de la créance concernée n’est pas échue. | Conserver les coûts et l’historique d’utilisation nécessaires aux calculs. |
| Litige ou enquête en cours | Conservation adaptée au dossier. | Suspendre la destruction des documents concernés. |
La durée de vingt ans ne s’applique pas indistinctement à toute facture d’une entreprise immobilière. Elle vise les documents nécessaires au calcul des prestations à soi-même et du dégrèvement ultérieur de l’impôt sur les biens immobiliers. Ces corrections peuvent notamment résulter d’un changement d’utilisation de l’immeuble. Le délai de vingt ans ne suffit donc pas toujours à fixer la date de destruction : l’AFC précise que la conservation se prolonge si la prescription absolue concernée n’est pas encore échue.
Peut-on remplacer les originaux papier par des fichiers ?
L’article 958f CO autorise la conservation électronique des livres et pièces comptables si le lien avec les opérations reste garanti et si leur lecture demeure possible. L’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes précise les exigences d’organisation et d’intégrité.
Un scan doit être complet, lisible et correctement rattaché au dossier. Une image coupée, un reçu illisible ou un fichier sans référence ne répondent pas au besoin, même s’ils existent sur un disque.
Avant de détruire un original, vérifiez aussi s’il a une valeur juridique particulière ou s’il relève d’une règle exigeant sa conservation. Les rapports imprimés et signés prévus par le CO, certains titres ou documents contractuels originaux ne se traitent pas automatiquement comme un ticket de caisse courant.
Le format PDF/A peut aider à la lisibilité à long terme, mais ne garantit pas, à lui seul, l’intégrité de tout le système d’archivage.
Pour les dépenses de votre société, conservez aussi les éléments qui expliquent leur usage professionnel. Notre article sur les frais déductibles en Sàrl et SA présente les justificatifs utiles selon le type de frais.
Les conditions d’un archivage numérique fiable
L’article 3 Olico exige que toute modification d’une pièce reste détectable. Les archives doivent aussi être protégées, classées et accessibles aux personnes autorisées dans un délai raisonnable. Un répertoire partagé où chacun peut remplacer un PDF sans laisser de trace ne remplit pas, à lui seul, ces exigences.
Un cloud est possible, sous conditions
Pour un support modifiable, l’article 9 Olico demande des garanties supplémentaires :
- un procédé technique qui protège l’intégrité des informations ;
- une preuve du moment de leur enregistrement qui ne puisse pas être falsifiée ;
- le respect des prescriptions applicables au procédé utilisé ;
- des procédures documentées et la conservation des protocoles et journaux nécessaires.
La signature électronique et l’horodatage sont des exemples de procédés, pas une dispense d’examiner le système complet. Demandez au fournisseur comment il garantit ces points, comment les accès sont enregistrés et comment récupérer les archives à la fin du contrat. Un fichier PDF/A facilite la lecture à long terme ; il ne rend pas, à lui seul, un espace cloud conforme.
Organiser la chaîne du justificatif à l’écriture
- Capturer : conserver la pièce complète et ses annexes utiles.
- Classer : attribuer un identifiant relié à l’écriture et distinguer les archives des dossiers en cours.
- Protéger : limiter les accès, enregistrer les consultations et rendre les modifications détectables.
- Documenter : désigner le responsable et conserver les instructions de travail ainsi que les journaux requis.
- Tester : contrôler régulièrement l’intégrité, la lisibilité et la restitution des documents.
La sauvegarde permet de restaurer des données après un incident. L’archive conserve les preuves sur toute la durée requise. Une sauvegarde renouvelée qui écrase les anciennes versions ne remplace donc pas une archive.
Changer de logiciel sans perdre son historique
Avant de résilier un logiciel, exportez les journaux, grands livres, balances, comptes annuels et justificatifs avec leurs liens. Un export de bilan seul ne permet pas de reconstituer la comptabilité.
Vérifiez le format de sortie, la possibilité de lire les pièces sans abonnement actif, les droits d’accès et le coût de récupération. Faites un test sur une période ancienne : retrouver une facture à partir d’une écriture est un contrôle concret. Selon l’article 10 Olico, une migration doit préserver des informations complètes et exactes, disponibles et lisibles. Le transfert fait l’objet d’un procès-verbal à conserver avec les données. Notez notamment la date, les outils utilisés, les fichiers transférés et les contrôles réalisés avant de couper l’ancien accès.
La fiduciaire peut conserver une copie de travail, mais l’entreprise doit s’assurer qu’elle dispose d’un accès durable aux documents dont elle répond. En cas de changement de fiduciaire, prévoyez la remise des justificatifs et des exports dans le calendrier de reprise.
Le cycle comptable ne se termine pas avec l’édition des comptes : il inclut la conservation des preuves.
Préparer un contrôle sans tout reconstituer
Un dossier de clôture annuelle complet comprend les comptes validés, les écritures de clôture, les rapprochements bancaires, les déclarations TVA, les justificatifs d’importation et les explications des opérations particulières. Ajoutez un index permettant de passer du chiffre déclaré à la pièce.
Pour un contrôle TVA, le rapprochement entre ventes, décompte et documents de support est particulièrement utile. Une archive volumineuse mais impossible à interroger peut entraîner autant de difficultés qu’un dossier incomplet.
Attribuez un responsable de l’archivage et documentez la procédure de destruction. Vérifiez les délais par type de document et gardez une trace de ce qui a été supprimé, après contrôle des exceptions.
Mon conseil
Une fois par an, demandez à une personne qui n’a pas traité le dossier de retrouver trois pièces anciennes à partir des écritures comptables. Si elle ne peut pas le faire rapidement, améliorez l’indexation avant de multiplier les scans ou de changer d’outil.
Organiser une archive que vous pourrez réellement utiliser
Avant de supprimer du papier ou de résilier un logiciel, vérifiez trois points : le bon délai pour chaque dossier, la preuve de son intégrité et la possibilité de le relire. Commencez par un exercice ancien et corrigez les lacunes repérées avant de généraliser la méthode.
Pour aller plus loin
- Le cycle comptable : de vos justificatifs aux comptes annuels
- Pourquoi tenir une comptabilité à jour dans votre entreprise ?
- Contrôle TVA en Suisse : préparation, déroulement et suites
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Échanger avec Karpeo →Questions fréquentes
Le délai de dix ans commence-t-il à la date de la facture ?
Le délai comptable prévu par l’article 958f CO court à partir de la fin de l’exercice. D’autres délais peuvent s’ajouter selon le document et le dossier.
Un simple scan permet-il de jeter tout le papier ?
Non. Il faut garantir la qualité de l’archive et vérifier les exigences particulières des originaux. Les rapports imprimés et signés prévus par le CO restent un point à traiter.
La sauvegarde du logiciel suffit-elle ?
Pas nécessairement. Il faut pouvoir lire et restituer les données et justificatifs sur la durée, y compris après un changement de logiciel ou la fin d’un abonnement.
Faut-il conserver certaines pièces pendant vingt ans ?
Oui. L’article 70, al. 3 LTVA vise les documents nécessaires au calcul des prestations à soi-même ou du dégrèvement ultérieur sur les biens immobiliers. Une conservation plus longue peut être nécessaire si la prescription absolue de la créance concernée n’est pas échue. Ce délai ne s’applique pas à toutes les factures.
Sources officielles et références
Sources consultées le 6 octobre 2026. L’exemple de clôture au 31 décembre 2026 illustre le délai ordinaire, sous réserve des exceptions exposées.
- Code des obligations, art. 958f — délai, supports et rapports signés
- Olico, art. 3 à 10 — intégrité, accès, supports et migration
- Portail PME de la Confédération — conservation électronique des livres de comptes
- AFC — durée de conservation, fil conducteur et factures électroniques
- LTVA, art. 42 et 70 — prescription et conservation des pièces
À propos de l’auteure
Sarah Prieur
Sarah Prieur est experte-comptable diplômée, associée et responsable opérationnelle de Karpeo. Elle accompagne les PME, les indépendants et les entrepreneurs en comptabilité et fiscalité, et supervise la qualité des dossiers. Avant Karpeo, elle a travaillé huit années en audit chez PwC Suisse, jusqu’au grade de manager.
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