Gestion des documents comptables manquants en comptabilité
Chez Karpeo, nous sommes constamment à la recherche de moyens pour simplifier et optimiser la gestion comptable de nos clients.
C’est pourquoi nous avons mis en place une nouvelle fonctionnalité appelée « Demande de Documents« .
Tenue de comptabilité et documents manquants
Dans la gestion comptable, la disponibilité et l’exactitude des documents sont essentielles pour garantir un processus fluide et conforme.
Cependant, il arrive parfois que des documents soient oubliés ce qui peut entraîner des retards et des complications, tant pour vous que pour nos équipes comptables.
Exemple simple : une facture d’achat manque
Imaginons que nous ayons terminé la réconciliation bancaire pour un client et que nous devions récupérer la TVA pour ceux qui y sont assujettis. Si une facture, disons de Sunrise, est manquante, non seulement cela retarde le processus de clôture du mois, mais cela peut également poser des problèmes en termes de conformité.
La solution Karpeo : Les demandes de documents
Pour remédier à ce problème, nous avons introduit une nouvelle fonctionnalité sur notre plateforme : l’onglet « Demande de Documents« .
Plutôt que de chercher frénétiquement dans vos emails ou messages pour savoir quels documents sont manquants, vous trouverez une liste ordonnée directement dans votre espace client sur notre plateforme.
Dans cette liste, chaque document manquant est identifié clairement avec des détails pertinents tels que le type de document, la date d’échéance, et le statut (En Attente, Transmis, Incomplet, Validé).
Cette organisation permet un suivi efficace et une gestion proactive des documents manquants, réduisant ainsi les retards et les erreurs.
Demande de documents – Comment cela marche ?
Dans l’onglet « Demande de documents » de votre compte Karpeo, vous trouverez la liste des documents qui nous manquent pour finaliser votre comptabilité. Chaque demande de document est accompagnée d’informations utiles comme le type de document requis et une date d’échéance.
Statut des demandes de documents
Nous avons mis en place des statuts pour chaque demande :
- En attente : Le document est attendu de votre part.
- Incomplet : Le document fourni n’est pas le bon.
- Transmis: le document a été reçu par notre équipe.
- Transmis: le document a été validé par notre équipe.
Comment répondre à une demande de document ?
- Ouvrir la demande : Cliquez sur la demande de document qui vous concerne.
- Télécharger le document demandé : Utilisez le bouton « Trombone » pour attacher le document demandé par votre équipe comptable.
- Envoyer : Cliquez sur « Envoyer ». Vous pouvez également choisir de nous notifier par e-mail.
- Confirmer : Une pop-up vous demandera de confirmer le statut « Transmis » une fois que vous aurez envoyé le document.
Que faire si je ne retrouve pas un document ?
Pas de panique ! Vous pouvez tout simplement nous informer via l’application que vous n’avez pas le document en question et manuellement passer le statut « Transmis ».
Votre comptable dédié vous contactera ensuite afin de trouver une solution adéquat pour régler ce problème.
Pourquoi cette fonctionnalité est importante ?
Gérer une entreprise implique de jongler avec de nombreux éléments, et la comptabilité ne devrait pas être un casse-tête. Voici pourquoi notre nouvelle fonctionnalité est un ajout essentiel à votre expérience Karpeo.
Gain de temps et simplification du processus
Oubliez les longs échanges de courriels pour trouver les documents manquants.
Notre nouvel onglet centralise toutes ces demandes, vous faisant gagner du temps précieux que vous pouvez utiliser pour vous concentrer sur votre entreprise.
Meilleur suivi des points ouverts
Plus besoin de fouiller dans votre boîte de réception pour comprendre ce qui manque. Tout est clairement indiqué, vous permettant ainsi de suivre les éléments en attente et de garder votre comptabilité à jour.
Comptabilité et finances à jour
Un suivi proactif des documents manquants assure que vos finances et votre comptabilité restent en ordre. Cela simplifie les audits et garantit que vos déclarations sont aussi précises que possible.
Conclusion
Dans le monde entrepreneurial, le temps est une ressource précieuse et la comptabilité une nécessité incontournable.
Notre nouvelle fonctionnalité « Demande de documents » est conçue pour vous simplifier la vie. Elle rationalise vos échanges avec nous, optimise le suivi des documents et assure que votre comptabilité est toujours à jour. C’est notre manière de mettre la technologie au service de votre succès.
Contactez-nous pour en savoir plus sur nos solutions comptables pour votre entreprise.
